§§§第1节公文版式
版式系指公文的版头形式。版头用套红大字将发文机关名称居中标印于公文首页上端。党的机关公文的版式称为“版头”，行政公文的版式称为“发文机关标识”。
国家机关公文的版头一般由发文机关（作者）名称加“文件”二字组成（见例一）。
中国共产党各级领导机关的版头主要有四种形式：
一是由制发机关加“文件”二字组成，此种版式主要用于发布、传达贯彻党的方针、政策和作出重要的工作部署，转发上级机关的文件，批转下属地区或部门的重要报告、请示等（见例二）。
二是由制发机关名称加括弧标注文种组成，如《中国共产党××××委员会（××）》。此种版式主要用于通知重要事项，任免干部，批复下级机关的请示，向上级报告、请示工作等（见例三）。
三是《中共××办公厅（室）文件》、《中共××办公厅（室）（××）》。此种版式用于各级党委办公厅（室）根据授权，传达党委的指示，答复下级党委的请示，转发上级机关的文件，批转下级机关的报告、请示，发布有关事项，向上级机关报告、请示工作。
四是《中共××部文件》、《中共××部（××）》。此种版式用于除办公厅（室）以外的党委各部门发布本部门职权范围内的事项，向上级机关报告、请示工作。
例一
××省××县人民政府文件
×政发[2007]8号
关于×××××××的通知
各乡、镇政府、县属各委、办、局：
县政府同意×××××××××××××××××××××××××××。
（印章）
二〇〇八年三月一日
例二
中共××市委文件
×党发[2007]10号
关于×××××××的通知
各区、县、局党委，市委各部、委、办：
市委同意××××××××××××××××××××××。
中共××市委员会
二〇〇八年一月八日
例三
中共××市委员会（报告）
×党发[2007]10号
关于×××××××的报告
省委：
现将×××××××××××××××××××××。
中共××市委
二〇〇八年一月八日
值得注意的是，例三版头后面的括弧内是来标示公文文种名称的，而不是用以标注部门（如组织部、宣传部、统战部等）名称的。
§§§第2节公文拟稿的要求
公文拟稿就是指公文文件的起草，这是一项具有很强思想性、政策性的工作。公文的内容要符合国家的法律、法规及其他有关规定，拟稿人应主动查询有关法律法规，查阅过去办理的相关文件，做好衔接。具体来讲，公文的拟稿要注意以下几方面内容：
第一，公文文种的选择要根据发文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系来确定。
第二，拟写公文时要注意做到：实事求是；观点明确；表述准确；结构严谨；条理清楚；字词规范；还要力求篇幅简短等。
第三，明确所拟文稿的指导思想、目的要求、政策界限、缓急程度、密级等，体现领导意图。
第四，对公文拟稿人的法律素质的要求是：公文拟稿人一定要懂得国家的法律、法规，要能运用相关的法律、法规指导自己。
第五，内容必须同党和国家的方针、政策、法律、法令相符合；注意政策的纵向连续性和横向一致性，避免顾此失彼，相互抵触；具体办法、措施要周密可行，切合工作实际。
第六，拟稿要简明扼要，层次清楚，文理通顺，字迹工整。
第七，人名、地名、数字、日期、引文要准确、规范。
第八，公文拟稿用纸纸型一律统一为B5纸。
第九，拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度；要求上级机关批转公文的请示，应代批转公文的上级机关拟写批转文稿。
另外，公文在拟稿时一定要有逻辑性，语法、标点等一定要准确。文稿还要准确顺畅，简明生动，避免出现错误、不全面、冗长、啰嗦和呆板的问题，尽量做到思路清晰、文笔流畅、准确的表达概念、判断，这样才能写出符合实际要求、具有针对性的公文，才能有效地推进与指导工作。
§§§第3节公文印制的要求
公文的拟稿经过有关部门、领导签发后即送交印制部门进行印制，进入印发阶段。拟稿只有通过缮印、校对，才能最终成为正式的文件。缮印与校对工作在文件的处理过程中起着重要作用，是文件处理过程的重要组成部分，关系到文件处理工作的质量与速度，关系到发文的结果与实施效果。
公文的印制工作是非常重要的，具体有如下要求：
第一，公文图文区用字一律从左至右横写、横排。少数民族文字的公文，则按其习惯书写、排印。公文的书写和印刷，必须使用规范的汉字，不能使用异体字、繁体字和未经国家语委公布的简化字。
第二，公文的印制要符合公文格式规范，文件的字数要与用纸的纸幅大小相适应。
第三，公文的标点符号、字体、字号、数字以及计量单位的使用一定要准确、规范。
第四，印制文件时也要认真进行校对，避免出现错误。校对应遵循一人念一稿，一人查印件的原则。如果在校对过程中发现问题，应及时与承办方进行核对，切记不要擅自改动。
第五，公文的字迹要保持清晰、整洁，不能涂抹或损坏。
第六，公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。计量单位须使用国家法定计量单位。
第七，发文机关的版头推荐用黑变体字或初号宋体字，联合行文时，推荐使用小初号宋体字；公文大标题使用二号宋体字，小标题使用三号宋体字；密级、紧急程度和各种标记字符或其他重点字使用三号黑体字；主题词使用三号宋体字；发文字号、主送机关、正文、附件、成文时间、附注、抄送机关、印发说明等一般都采用三号或四号仿宋体字。
第八，页码用阿拉伯数字标注，数字两侧各标一条短横线。单面印刷公文，页码位于每页图文区右下端；双面印刷公文，正面为单数，页码位于每页图文区右下角，背面为双数，页码位于左下角；没有图文区的页面不标页码。
第九，公文一律在左侧装订，不要在天头装订，不要压住文字，也不能只订一颗订书钉。
§§§第4节公文格式
公文格式专指法定（或主要）公文文种外形结构的组织与安排，包括由哪些要素组成，以及这些要素在页面上的标识位置。公文格式的组成要素主要包括版头（党的机关公文称“版头”，行政机关公文称“发文机关”，以下用①代表党的机关公文，用②代表行政机关公文）、份号（①称“份号”，②称“公文份数序号”）、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名（①称“发文机关署名”，②称“落款”，即公文生效标识）、成文日期、印章、印发传达范围（①称“印发传达范围”，②称“附注”）、主题词、抄送单位、印制版记（①称“印制版记”，②称“印发机关和印发时间”）。
公文格式的技术、印刷、用纸要求是：
①公文的汉字从左至右排列，少数民族文字按其书写习惯排印。
②公文用纸幅面规格，党的机关公文可采用16开型（长260mm、宽184mm），也可采用国际标准A4型（长297mm、宽210mm）；行政机关公文，按照《国家行政机关公文格式》的要求，应采用A4型纸型。
③行政机关公文还明确指出，将组成公文的各要素划分为“眉首”、“主体”、“版记”三部分；公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm，订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm（不含页码）；正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。
④组成项目要齐全清楚，排列科学，符合标准。
§§§第5节公文的主题词
主题词也称叙词，是一些以概念为基础的、规范化的、具有组配性能，并可显示词间语义关系的词和词组。
在单主题公文中，反映中心内容的主题词在前，反映其他方面的主题词在后；在多主题公文中，反映公文整体内容的主题词在前，反映公文其他内容的各主题词按出现的先后次序排列。主题词标引一般应按照《公文主题词表》中的词标引，如果主题词表中确实没有专指的词来标引时，按照主题词的选词原则，可自由选用适当的词来标引，但第一个主题词必须选用主题词表中的词。
主题词的应用也是有一定范围的，具体有以下几方面：凡是以省公安厅或省厅办公室名义行文的公文，除明传电报、密码电报外，都必须标引主题词；本厅主办与其他厅局联合发出的公文也必须标引主题词。
另外，标引主题词还要注意以下几点：
第一，公文主题词是在文件拟稿时标引，它应该根据文件的基本内容，直接全面地、实事求是地揭示文件的主旨，不能只按文件的标题进行标引，同时，各个业务部门的负责人在审核文件时必须要认真审核主题词。
第二，主题词标引在文件、函件末尾、抄送单位之上，两个主题词之间空一格。
第三，每个文件的主题词一般可以有2～4个主题词，最多不能多于7个。
第四，像“敌情”、“社情”、“涉外案件”、“警容风纪”、“装备”等这些词通常是几个部门可以共用的，只编在一个部门里，其他部门在标引时，均可参照使用。
§§§第6节公文的书面格式
1.文件头部分
位于公文首页上端，一般约占16开公文用纸的三分之一面积，印有发文机关名称、发文字号、秘密等级、紧急程度、印数编号和上行文签发人等。