书城社科实用公文写作一本通
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第12章 公文写作解析(4)

5.程序性

公文写作中对于各种名称的表述还要注意讲求顺序,不可随意而为。主要包括:其一,对于人名的排列,既可按其姓氏笔划为序,也可以其职务级别为序。要特别注意涉及若干人的职务时,应根据场合按照有关规定正确排列;其二,对于地名,应当按照由大到小的顺序排列。如属同一层次的地名,则应按规定的顺序排列;其三,对于同级机关名称的连用,则应按其各自的法律地位和使用习惯排列。如县级机关应是“县委、县人大、县政府、县政协、县纪委”。其他层级机关的排列顺序亦是如此,不可前后错位;其四,各省、自治区、直辖市并称时,必须按照“各省、自治区、直辖市”的顺序排列。

6.准确性

这是公文写作运用名称的关键所在。名称表述不准确,就失去了其存在的意义和价值。这里,要特别注意各种事物名称连用时其相互之间的逻辑关系,不能彼此包容或相互交叉。如“各机关、单位、工厂、学校”,这种表述就有欠准确,因为“机关”、“工厂”、“学校”三个概念之间是并列关系,而“单位”与这三个概念之间则是属种关系。在逻辑学上,具有属种关系的概念(名称)不能并列使用;还有,对于一些具有特殊含义的名称,要做到准确表述。如“左倾”、“右倾”的错误,要加引号,不容疏漏,但“极左”不加引号;“文化大革命”则必须加引号;“百花齐放、百家争鸣”只用一个引号,不能写成“百花齐放”、“百家争鸣”,等等。公文中如涉及对有关法律、法规名称的引用,应特别注意其表述的准确性。如《中华人民共和国国家赔偿法》,可写为“我国《国家赔偿法》”,但不得写为“《赔偿法》”,以保持其准确性;同时对有关条款项目的引用亦应做到准确,不能将“第×款”写成“第×项”。此外,还要注意对人名、地名及其他各种专用名称的表述,应当防止误用同音的别字,以保持其准确性。

§§§第8节如何正确运用简称

简称又称缩略语,是现代汉语中词组的基本结构形式之一。它是事物的名称或固定词组简化了的称谓。简称不单纯是全称在数量上的减少,而是全称的科学概括和浓缩。使用简称以后,丝毫不影响全称的特定含义。在公文写作中,为使语言表达简洁凝炼,富于概括性和表现力,往往要使用简称。特别是那些内容复杂、篇幅较长的公文,诸如会议纪要、工作报告、工作总结、综合性简报等,更是如此。

公文写作中使用的简称,其构成形式主要有以下几种:

1.标数概括

这种简称具有多种表现形式,其总的特点是由数词加名词或名词化的词、词组这样两部分组成,如“讲学习、讲政治、讲正气”简称为“三讲”,“坚持社会主义道路,坚持人民民主专政,坚持党的领导,坚持马列主义、毛泽东思想”简称为“四项基本原则”等;在这一总的特点之下又可将其划分为如下三种类型:一是单重式。这种标数概括简称通常由一个数词加名词或名词化的词、词组构成;二是双重式,即由两个数词加名词或名词化的词、词组构成,如“双增双减”、“一个中心,两个基本点”;三是多重式,即由三个或三个以上的数词加名词或名词性的词组构成,如“五讲四美三热爱”等。

2.取前舍后

如“蹲点调查”简称为“蹲点”。

3.舍前取后

如“中国人民解放军”简称为“解放军”等。

4.选取全称中有代表性的语素或词

如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”,“全国人民代表大会”简称为“全国人大”,“非典型肺炎”简称“非典”等。

5.合并相同成份

亦即省略两个词中的一个相同的语素,如“工业、农业”简称“工农业”,“离休、退休干部”简称为“离退休干部”,“复员军人、转业军人、退伍军人”简称为“复转退军人”;“病害、虫害”简称为“病虫害”等。

6.标义概括

例如1987年公安部颁发的《公安机关办理刑事案件程序规定》简称为“一百二十条”,它没有从表面上将其简称为“规定”,而是根据该法规的条款数目(共计120条)而进行归纳,此即所谓“标义概括”。

7.取全称首尾

亦即将全称的首字和尾字保留,省略其余的内容,如“中华人民共和国”简称“中国”,“扫除文盲”简称“扫盲”,“归国华侨”简称“归侨”,“微型计算机”简称“微机”等。

8.舍全称首尾

例如“快速记录”简称“速记”,“历史地理”简称“史地”,“人民警察”简称“民警”等。

公文中运用简称,主要应注意以下几个方面问题:

第一,要有可接受性。亦即所使用的简称必须是已经约定俗成或者为公众所认可的,否则不宜使用。

第二,对于新创或较少使用的简称,应力求表意明确、清晰,力避含混隐约,生僻晦涩,令人难解其义。例如“整办”,究竟指“整党办公室”,还是“整顿市容办公室”,令人费解。据报载,“文革”时期,哈尔滨市一机构的门前挂有“三两办”的牌子,“三两办”所指究竟为何,让人莫名其妙。后经询查,方知是“两个阶级、两条道路,两种思想斗争办公室”。这种含混模糊的简称,还是以不用为好。

第三,使用简称,尤其是新创或较少使用的简称,除“知名度”较高者如“一国两制”、“四项基本原则”、“一个中心,两个基本点”等外,必须先用全称,并用括号标注说明。对此,《国家行政机关公文处理办法》第二十八条第六项已作出明确规定。如不予标注说明,就会给人以突兀之感,不知所指。

第四,要尽量避免使人产生歧义。例如将“上海市测绘研究所”简称“上测所”,“人造肉加工厂”简称“人肉厂”,应当坚决加以避免。

§§§第9节如何正确运用实例

在公文写作中,有些文种如情况报告、工作总结、调查报告等,往往与事例有着不解之“缘”。如能正确运用,可使行文的观点或结论更加明确突出,更具说服力和论证性。同时,恰当地运用事例,还可有效地避免抽象、枯燥的弊端,使行文有血有肉,充满生气与活力。因此,要提高公文写作质量,特别是寻求情况报告、工作总结和调查报告等文种的高品位,必须注重对事例的运用。

在进行公文写作时主要应认真把握如下五性:

1.真实性

真实是公文写作运用事例的基础和前提,事例不真实,就会失去其存在的意义和价值,造成不良影响和难以预料的损失。这里,真实包括两层含义:

第一,它必须是现实生活中客观存在的,而不是公文写作人员为着某种目的随意杜撰的。

第二,它必须能够反映客观事物的本质,而不是个别的、偶然的表象。要做到真实,就要求公文写作人员必须深入实际,认真进行调查研究,切实获取和掌握第一手材料,而决不能凭借传闻或者道听途说进行写作,更不允许随意编造。

2.准确性

所谓准确,就是要确凿无疑,可靠无误。它与上述“真实”相辅相成,一本所系。它是公文写作运用事例的生命,特别是对于工作报告、工作总结和调查报告这些文种,在汇报工作、反映情况、总结成绩与不足时,更要求事例运用的准确,包括对人物言论的记述,对有关问题或事件发生的时间、地点、过程、起因和结果的叙写,对有关数字、名称等的表达等等,均应如此。如是间接材料,必须反复核实,方可运用。要做到准确,首先要求公文写作人员必须具有较强的语言表达能力,要能够用简明扼要的文字将所获取的事例恰如其分地“描述”出来。写入公文中的事例,必须与客观实际相吻合,不容出现差错。这样,用语要肯定,不宜使用诸如“也许”、“大概”、“可能”等模棱两可的词语(工作总结文种尤应禁忌),否则就有失准确;但是对于那些如实说明事物可靠程度的词语如“据不完全统计”等,不在此列。其次,要求写作者必须深入实际,注重调查研究,力争运用第一手材料。对此,上文在阐述事例的真实性要求时已很明确,此不赘言。只有在真实的前提下,才能保证事例的准确性。

3.典型性

这是公文写作运用事例的关键。事例不典型,就缺乏说服力。所谓典型,究其含义,应是具有某种代表性的,能够集中反映一般事物的本质和规律的东西,它是同类事物的代表。典型既有正面的、先进的,也有反面的、落后的,还有代表事物的发展趋势或方向以及反映事物一般的、平均的发展水平的典型。由于作者在实践中所获取的事例往往不只一个,但又不能将它们都写入公文,在这种情况下,就应采用比较分析的方法,对这些事例进行认真权衡,反复比较,选用最有代表性、最能说明问题的事例即所谓典型事例入文。

4.针对性

即对事例的运用,必须针对行文的观点或结论来进行,这是公文写作运用事例的目的和宗旨。缺乏针对性,就不足以说明问题。由于公文中的事例是为说明、印证所提出的观点或作出的结论服务的,因此对于事例的选用,必须紧紧围绕观点或结论进行。当然,观点或结论来源于事例,是从大量的事例中提炼升华而来,又反过来统辖事例。没有事例的扶助和烘托,观点或结论只能是空洞抽象的说教,也难以令人接受。但是,如果所运用的事例与观点或结论的结合不够紧密甚至相悖,即缺乏针对性,就会失去其自身应有的效用,有损于通篇公文的质量。

5.生动性

生动性是公文写作运用事例的基本要求。事例不生动,就没有吸引力和可读性。由于事例是客观存在的事实,而事实本身往往就是五光十色、生动感人的。因此,写作时无需过多地刻意渲染、铺陈和藻饰,只要将事实客观地、准确地描述出来,就会给人以生动之感。但是,常有这样的情况:原本很是生动的事例,由于作者的不适当描绘,却显得干瘪枯燥,笼统空泛,难以引起阅者的兴趣。这样的事例,也就难以产生应有的效用。为此,就要求公文写作人员在具备较高语言表达能力的基础上,深入实际,准确地、具体地了解和把握事情的来龙去脉,对其中的重要细节包括人物的一言一行,都不要轻易放过。

因此,真实性、准确性、典型性、针对性和生动性是公文写作运用事例必须遵循的基本原则。这五“性”之间彼此渗透,互为依存,互相补充,共同构成一个不可分割的整体。忽视其中任何一“性”,所运用的事例就会变得黯淡无光。