（1）标题
基本上由“三要素”构成，即“制文机关”“事由”与“文种”，如《中国科学院××研究所关于商洽建立全面协作关系的函》《××市人民政府办公室关于清缴各类机密文件的函》《××市第一变压器厂关于请归还贵厂劳动服务公司开办费借款的函》及《国务院办公厅关于宁夏回族自治区农村税费改革试点方案的复函》（2002年6月8日，国办函〔2002〕57号）。
（2）正文
一般是由两个层次组成：
一是制文的依据、缘由与背景，即为什么要发函。如“申请函”开端部分“为什么要申请”的内容，“商洽函”开端部分“提出商洽问题的原因”，“答复函”的开端部分“所引来文的标题及发文字号”等。例如，“我局所属××区食品公司，担负着该地区猪、禽、蛋的购销任务。根据商业部及市政府关于实行‘一条龙’经营的方针，区供销社经营的收购业务移交给区食品公司。但由于区供销社房屋紧张，只交了业务，未移交房屋，猪、禽、蛋收购无地方”。这是××市第二商业局写给市规划局《关于××区食品公司建立食品购销站征用土地的函》的第一层次内容。
“你厂于2004年1月，从我厂借去资金11万元，作为贵厂劳动服务公司开办费，当时议定年内偿还”。这是2005年1月10日××市第一变压器厂写给市第七变压器厂催还借款的第一层内容。
“你省《关于上报<；青海省农村牧区税费改革试点工作实施方案>；的请示》（青政〔2002〕27号）收悉。经国务院领导同意，现函复如下”这是国务院办公厅于2002年6月8日主送给青海省人民政府的一份“函代批复”的开端。再如国务院办公厅于2002年10月22日以国办函〔2002〕83号文件主送给海关总署《关于海关总署走私犯罪侦查机构职能调整和更名的复函》，开头部分也是先引来文的标题与文号：“你们《关于新形势下海关缉私警察承担各项打私任务的请示》（署厅发〔2002〕160号）收悉。经党中央、国务院领导同志同意，现函复如下”。
二是申请、商洽、回复的具体事项。以前述的那份“申请函”为例，它的第二层次内容是：“为了支持生产，方便收购，拟在×辛店和×苑各建购销站一处，每处征地两亩，共需征地四亩，拟请贵局协助选址和办理征地手续。”前述的那份“催款函”的第二层次内容是：“目前，正在编制2004年财务决算，为及时搞好各类款项的清理结账，望贵厂能将所借款项于1月20日前归还我厂。”
（3）结尾
属申请及商洽事项的函，通常结尾要写“可否，请审批”“同意否，望请复函”等；答复函一般可写作“特此复函”。
写好“函”的要领包括以下五点。
一是叙事清楚，说理有节
“函”是代表机关向外联系工作、告知、商洽事情、请求支持帮助的公文文种。欲要对方理解、接受、支持，取得圆满的效果，首先叙事要清楚、明白；其次就要说理有节，令人信服。如果这两点做不到，对方不能充分理解提出要求的背景，不能激起感情上的共鸣，他就不能千方百计地帮助你解决问题。而要做到上述两点，一是善于思索，整理好思路，占有一定的材料；二是用恳切、谦和的语言表述，避免使用“你们要……”“你们不要……”“否则，由此引起的一切后果由你方承担全部责任”，以及“承蒙关照”等命令、声讨和客套、寒暄、过分感激的语体；三是提出的意见、办法、请求符合对方的实际情况。
二是入木三分，用语平和
当遇有属于纠纷、交涉性的事情，相互致“函”时，也要注意掌握分寸，抑制过激词语，做到叙事入木三分，但用语要显得平和，即“外柔内刚”，切不可使用怒斥、讨伐等语调。俗话说：“有理不在声高”，这是由“函”文种的性质所决定的。例如1941年1月20日中共中央革命军事委员会《为皖南事变发表的命令和谈话》（《毛泽东选集》第二卷）与《共产党第七参政员为重申不能出席本届会议理由复参政会函》（1941年3月8日，《中共中央文件选集》第13集），同属针对“皖南事变”的，但由于文种不同，其语气却大相径庭，前者语气十分强劲、激烈，后者措词虽也激烈，但又十分讲究尺度，有理有节。这就更使我们领略到“函”的写作用语特色。
三是短小精悍，注意技法
“短小精悍”是指写函不必详叙过程，不必大发议论，要求字约意丰；“注意技法”是指函的撰写应根据具体内容，推断对方见函后的心理特征，采用不同的写法。比如，以答复函为例，假若属于肯定性的开头就可以将答复的内容提出，后面再叙述其他有关事宜。这样既能使对方充分掌握函的内容，也能促进单位之间的密切合作关系。假若属于否定性的，开头就不宜将否定的内容提出，而应是先简明、恳切地说明理由，最后表明否定态度，这样能使对方谅解，感到否定是正常的、合理的，不致产生误解和反感。
四是要准确理解“函代批复”
对于下级机关的“请示”，由上级机关进行批复时要使用“批复”，但当这种批复是由上级机关的办公厅（室）代行时，由于它们之间形成了一种平行关系，故用“函”代行“批复”来行文，这就是人们通常所说的“函代批复”。因为从公文外形上看它是一份“函”，而实质上是一份千真万确的“批复”。“函代批复”里的“代”字，万万不可当做“代替”来理解，而是强调它的实质，是形式与内在的完整与统一。
308.怎样写好“总结”？
【解答】“总结”虽不是党和国家机关公文法规中所确定的正式、主要文种，但它的使用频率之高却是正式、主要文种中一些文种无法相比的，它不亚于“通知”“报告”与“请示”。
“总结”是对以往工作进行回顾、检查、分析、研究，从中提炼出规律性的东西，用以指导今后工作的一个文种。
（1）“总结”与“计划”是一前一后，相辅相成的一对文种
今年的“总结”是对去年“计划”的检验，因此，写“总结”时必须以去年的“计划”作前提，今年的“总结”势必又成为制订明年“计划”的基础。
（2）“总结”不同于“报告”
它不是一般的情况综合，而是在情况综合的基础上，通过分析、概括、提炼、归纳出几个专门问题，也就是通常所说的经验和体会。与一般的工作报告相比，理性的成分浓了，规律性的东西多了，对问题的认识趋向立体化。
一般的工作报告在表述方式上大量使用叙述，情况、实例的表述占绝大部分，只在篇、部分、段的开头处提纲挈领地使用一些议论性文字。而“总结”则不然，其对事实、情况的直接叙述只占少部分，而且是概括性的，较多使用的是议论和说明性文字。
一般的工作报告，无论是专题性的还是综合性的，其行文的方向都是上行文，而“总结”不但要上报，而且要下发，它属于中性行文。
（3）“总结”的种类
从内容上看，有专题性和综合性的工作总结两种。
从结构形式上看，又包括以下五种：
①“三大块”式。这是综合性工作总结极其普遍常见的一种基本形态。它通常由三大部分即“三大块”内容组成，包括“基本情况概述”——“主要做法”（或称“主要经验”，或称“主要经验和做法”，或称“经验与体会”，或称“经验与教训”等）——“问题及今后打算”（或称“今后打算”）。在文字详略上表现为“两头小、中间大”，即“凤头——猪肚——豹尾”。
②“因果倒置”式。这是专题性工作总结极其普遍的一种形态。它将经验、体会置于重心部位。通常开头先讲这一专门工作所取得的成绩，这就是“果”，随后分条列项地表述取得这一成果的原因，也就是经验、体会，这是“因”，先“果”后“因”，形成“因果倒置”。对待这一工作中存在的问题，通常是置于结尾，三言两语，一带而过，属表态性的。
③“条款并列”式。把情况、效果、做法、经验、体会、问题、今后意见等融合在一起，归纳成若干条条，逐一加以叙述、议说，不采取大问题套小问题的方法，而每个问题都具有相对的独立性。
④“正反对比”式。把情况特别是经验与教训糅在一起，归纳成几个大问题，逐一从事实与道理、正面与反面、经验与教训的对比结合上进行叙述和议说。
⑤“层层递进”式。这也是专题总结经常采用的一种布局形态。通常是先写一个非常简明的开头，说明开展某一工作或活动的原委、背景，然后在主体部分里，按照这一工作进行的过程，从初期到后期、从远处到近处、从低级到高级，分作几个层次逐一加以说明，步步深入、顺理成章。
总结的内容结构一般由以下几部分组成。
标题
综合性工作总结的标题，基本是由“制文机关”“时间概念”与“文种”组成，如《中共××乡委二00九年工作总结》《天津新港船厂二00九年生产总结》等；专题性工作总结的标题，大都是由“制文机关”“事由”（即专题事项内容）及“文种”组成，如《××省救灾协调小组关于一年来抗灾救灾工作的总结》《××县行政机关工作人员目标管理考核工作总结》。
正文
主要有三种写法。
一是“层层递进式”的结构形式。如××省救灾协调小组于2005年1月15日写给省政府的《关于我省2004年抗灾救灾的工作总结》，开头先讲明这项工作的背景及总体评估：“去年，我省自然灾害严重发生。在省委、省政府领导下，灾区各级政府组织广大干部、群众奋起抗灾救灾，普遍开展生产自救，积极恢复生产，将灾害损失降到了最低程度。各级救灾协调小组做了大量有效的工作。全省救灾协调工作取得较大成绩。由于各方面的努力，目前灾区群众生活得到妥善安排，经济恢复较快。”然后，分作三个层次，从救灾到如何抗灾救灾，再讲今后的想法：
“一、受灾基本情况……
二、抗灾救灾情况……
三、今后抗灾救灾的打算和建议……”
全文逻辑严密，顺理成章，形成一个完善的整体。”
二是“条款并列式”的结构形式。例如毛泽东于1946年10月1日所写的《三个月总结》（详见《毛泽东选集》第四卷第1205~1210页），全面深刻地总结了1946年7月全国大规模内战爆发以来三个月战争的基本情况和一系列极其宝贵的经验教训，进而提出了今后一个时期的作战任务及为实现任务而采取的正确战略战术和作战方针。
《三个月总结》（以下简称《总结》）在结构上的一个显著的特点，是跳出了“三大块”（即“情况概述”——“经验体会”——“问题及下一步意见”）的机械模式，即不是将情况归情况、做法归做法、经验归经验、问题归问题、意见归意见相互各自分割独立的形态，而是把情况、做法、经验、体会、问题，战略、战术、方针、任务、相关事项等揉在一起，通过综合、分析、归纳，按照各自独立且又相互有机联系的原则，分条列项，逐一加以表述，从而构成一个多层次、多角度的网络式的立体性的结构系统，以生动活泼、新鲜有力的结构形态展现于我们的面前。
《总结》虽然表面上由并列的19个条项组成，好像各自独立、互不相干，其实它们之间却存在着十分密切的内在有机联系。
第一条是全文的开头，开宗明义地表述了这样一个基本观点：“我们是能够战胜蒋介石的。全党对此应当有充分的信心。”这是贯穿始终统帅全文的一条意脉。它既是三个月同蒋介石作战的高度概括总结，又是今后数月作战的基本要求，是《总结》的“纲”。最后一段第十九条是“兜底”，即“结束语”，要求“实行全党紧张的动员和精心计划的作战，从根本上转变军事形势。各地必须依照上述各项方针坚决实施，力争军事形势的根本转变。”显然，这与第一条是相互照应，开头显旨、末尾总括、头尾呼应、善始善终。还应一提的是，这一头一尾总共才有130个字，简明扼要、言简意赅，既不“穿靴”，又不“戴帽”，直切主题、干脆利落，是我们学习写好总结的榜样与典范。
第二至十八条，是《总结》的内容。这17条是由三个大的层次组成：
第二至六条为第一部分，是总结三个月的战绩，从作战歼灭敌正规军25个旅入手，分析了蒋军战线太广、兵力不足之间的尖锐矛盾，从而得出“我军能够战胜蒋介石”的正确结论，然后顺势提出“今后一个时期的任务，是再歼敌军约二十五个旅”。这里是边总结叙述、边议论分析、边说明任务，把实践、认识以及感性认识到理性认识的飞跃有机地统一在一起，体现了毛泽东的缜密思维和高超的军事指挥艺术。