“批示”不等于批转、转发。“批示”是一个独立的文种，而批转、转发是公文处理的一个程式。何况在“批转”“转发”中大都使用“通知”文种，这更与“批示”风马牛不相及。
批复与批示的内容结构一般由以下几个部分组成。
一是标题
批复一般由“制文机关”“事由”与“文种”组成。如《国务院关于黄河近期重点治理开发规划的批复》（2002年7月14日）、《国务院关于组建中国航空集团公司有关问题的批复》（2002年7月14日）。如所批复的问题是下级机关转报的请示，其标题中往往会出现转报单位的名称，如《国务院关于同意蚌埠市城镇住房制度改革试行方案给安徽省人民政府的批复》（1987年10月4日）。批示的标题，通常由“批示机关”“事由”（即来文的标题）与“文种”组成，如《国务院就铁道部关于193次旅客快车发生重大颠覆事故的报告的批示》，此标题在“批示机关”与“事由”之间使用的介词是一个“就”字，而不是“关于”二字，这一变动十分高明，避免了用语上的重叠。
二是正文
批复、批示的正文，一般比较简单，主要包括两个方面的内容：
一是“引语”，即开端的第一段，通常包括来文的“机关”“标题”与“发文字号”，也有的在“标题”之前写有“来文日期”。例如，“你们《关于报请批转中国航空集团公司建组方案和章程的请示》（民航总局C2002396号）收悉”“你省《关于长沙海关驻株洲办事处升为株洲海关的请示》（湘政〔2001〕34号）收悉”“你省9月24日《关于要求批准××市城镇住房制度改革试行方案的请示》（××政〔2004〕18号）收悉”，等等。
“引语”之后，随即是一个过渡短语。如“现就组建中国航空集团公司有关问题批复如下：……”“现批复如下：……”等，进入批复的第二段（或第二层次），即内容部分。批复、批示的“内容”部分，不论文字长短，都应首先表明态度，即表明同意或不同意。如系同意，一般情况下不再写什么理由，只是为了强调某一问题或进而有所需求时，才写有指示性的意见；若不同意，应写有理由，以便下级理解和接受。例如，1987年10月4日《国务院关于同意蚌埠市城镇住房制度改革试行方案给安徽省人民政府的批复》一文，其“内容”部分只有一句话：“同意蚌埠市城镇住房制度改革试行方案，请于1987年10日试行”；2002年7月27日《国务院关于组建青藏铁路公司有关问题的批复》（国函〔2002〕66号），除明确表示同意组建外，还就该公司的管理体制、注册资本、优惠政策、加强管理等问题提出了四点要求；2000年12月22日《国务院关于济南市城市总体规划的批复》，全文约1300多字，在批准济南城市总体规划这个具体事项的同时，国务院还就控制城市人口和建设用地、城市基础设施建设、保护和改善生态环境、重要城市风貌和特色保护等问题提出了八条指示性意见，要求山东省等有关方面认真执行。由于文字长且又有多项批示要求，所以作者采取了“撮要分条”的结构形式：
【例文】
国务院关于济南市城市总体规划的批复
山东省人民政府：
你省《关于报请审批济南市城市总体规划的请示》（鲁政发〔1999〕86号）收悉。现批复如下：
一、原则同意修订后的……
（以下二至八条，略）
国务院
二000年十二月二十二日
写好“批复”“批示”的要领包括以下六点。
其一，针对性要强
无论是“批复”还是“批示”，都是针对下级上报的“请示”或“报告”等文件而制发的，因此，它们的内容必须与后者所提的要求与陈述的情况紧紧相扣。在写“批复”时，首先要引“请示”的来文时间、标题和发文字号，这样就使来往的两个文件自然地联结在一起；然后根据所提请审批的事项，亮明观点和态度，作出同意或不同意的表示。凡属同意一般都不必再写理由。在写“批示”时，既要对“报告”表明态度，以示表扬推广、批评扼制、提请注意，又要根据需要或对问题有所补充、或进一步提出要求，无论如何，都要紧扣来文，言及其事。如《中共中央转发关于处理群众来信问题报告的批语》（《建国以来毛泽东文稿》第一卷，第691页）：“兹将中央办公厅秘书室十一月二十九日给毛主席关于处理群众来信问题的报告转给你们。我们同意报告中所提意见，请你们对群众来信认真负责，加以处理，满足群众的要求。对此问题采取忽视态度的机关和个人，应改正此种不正确的态度。望加检讨，并盼电复。”
其二，严格掌握行文对象
“批复”的行文对象是来文请示的单位，中间转报的“请示”，批复时应行文给转报的机关，不可越开转报机关将“批复”主送给被转报的单位，也就是说“批复”不可越级行文。当“批复”的内容具有普遍指导意义拟抄送给其他下属单位时，也只是抄送给直属的下一级机关，一般不再扩大。
“批示”的行文对象不像“批复”那么严格，它可以是直属的下一级，也可以是把所属的几级单位一并列入主送。如前述这篇批示，它的行文对象是：“各中央、分局，并转所属各大市委、省委、区党委：……”
其三，灵活运用结构形式
要根据“批复”“批示”内容的不同及文字的多少，采用不同的结构形式。
核准性和答复性的“批复”，多采用“篇段合一”的形式，即通常只有一段文字，这一段就是一篇。
指示性的“批复”，多采用“撮要分条”的形式，即先写一个独立的开头，用非常简明的文字说明批复的缘由和依据，表明态度；然后再分条列项地进一步提出要求。
文字短小的“批示”多采用“篇段合一”的形式；文字稍长一些的，不是“分条列项”就是“撮要分条”的结构形式。
以上所述的均是批复、批示文件的外形结构形式。不论采用哪种外形结构，但它的内在结构必须是不仅提出了问题，而且要解决问题，甚至还夹有对问题的分析。
其四，坚持一文一事
无论是“批复”还是“批示”，都应坚持一文一事的原则，一份“批复”针对一份“请示”、一份“批示”针对一份“报告”。假若一个单位的数份“请示”或数个单位同一内容的“请示”是在同一个办公室会议上审批的，也应坚持一文一事的原则，分别“批复”，而不应在一份“批复”中包括数份“请示”的内容。
其五，“有来无往非礼也”
“请示”与“批复”是一对文种的必然组合。也就是说，有一份“请示”就应有一份“批复”。在实际工作中我们时常看到，有的“请示”上报后，由于上级不同意请示的内容，所以就没有下达“批复”，而是采用口头说明情况的办法予以处理，这种办法不可取。按照办文规则，不管上级机关对请示的事项同意与否，都应明文作出批复。
“批示”是上级根据下级报送来的“报告”等文件主动作出的，所以就不存在“有来必往”之理。
其六，要正确理解“函代批复”
对于下级机关的“请示”，由上级机关进行批复时必须使用“批复”，但当这种批复是由上级机关的办公厅（室）代行时，由于它们之间属于平级关系，故通常用“函”代行“批复”来进行批复。如“海关总署”《关于新形势下海关缉私警察承担各项打私任务的请示》（署厅发〔2002〕160号）上报国务院后，2002年10月22日国务院办公厅就此予以答复，标题部分的“事由”与“文种”是《关于海关总署走私犯罪侦查机构职能调整和更名的复函》（国办函〔2002〕83号）；2002年6月21日，国务院办公厅答复海关总署《关于出口加工区有关问题的请示》所使用的标题是《国务院办公厅关于出口加工区有关问题的复函》（国办函〔2002〕64号）。这就是人们通常所说的“函代批复”。因为从公文外形上看它是一份“函”，而实质上是一份千真万确、实实在在的“批复”。“函代批复”的“代”字，切不可当作“代替”来理解，而是强调它的实质，是外壳与内在的完整与统一，体现了文种上的灵活使用。
301.怎样写好“纪要”？
【解答】新《条例》规定，“纪要”适用于记载会议主要情况和议定事项。也就是说，“纪要”是对会议的目的、要求、主要精神及决定的事项加以文字归纳整理，以上传下达，统一认识，推动工作。
会议纪要的结构与写法一般包括以下几个部分。
（1）标题
通知型会议纪要由于均有特定的版式，所以一般不再另有标题。只有指示性会议纪要，才会有显示会议名称或中心内容的标题，如《××省第八次政法工作会议纪要》《××煤矿集团公司二00九年度生产工作会议纪要》《关于研究今年农产品收购资金问题的会议纪要》等，前两个显示的是会议名称，后一个显示的是中心内容。
（2）正文
一般分为三个部分。
一是开头，又称前言。通知型会议纪要，由于大都有固定的排列格式（如会议名称、时间、地点、主持人、出席人员等），故比较简单。而指示型会议纪要的前言，就相对比较复杂一些。例如，《广东、福建两省座谈会纪要》（一九八二年三月一日，详见《三中全会以来重要文献选编》下册），开头部分写了近600字，介绍了开会的时间、地点、召集人、参加会议的人员范围及人数；交代了会议的中心议题以及会议的指导思想；叙述了会议的主要活动及主要收获，并对会议作出总的评价。又如《××县蔬菜工作会议纪要》，开头部分用近200字表述了会议概况：“二00九年三月十七日至二十一日，县人民政府在惠圆宾馆召开蔬菜工作会议，副县长刘流留主持会议并作了报告。会议总结了二00八年蔬菜产销工作经验，表彰了在蔬菜生产上取得显著成效的11个先进产地，安排布置了二00九年蔬菜工作任务。郊区各乡镇和渤海农工贸联合总公司等44个经销单位向人民政府递交了蔬菜上市任务的承诺书。根据市委、市政府农村工作会议精神，二○○九年蔬菜的产销要切实抓好以下七项工作：……（以下转入会议纪要的主体部分）。”
二是主体部分。有三种写法：
①按孤立的问题顺序，一个问题一个问题地去写。内容比较简单的通知型会议纪要，就采用这种写法，即按问题顺序排列，逐个问题地说明会议研究了什么问题及对这个问题所作出的决定。如某工厂第16次厂长办公会议纪要，对所决定的问题和内容的写法是：
“……（会议自然情况，省略）
一、听取了行政科关于为下夜班工人开设班车的汇报。会议同意行政科的意见，这是今年我厂改善职工生活的十件大事之一，必须积极做好。同意每次发车10辆，有关司机人员的调配由车队负责。
二、……
三、……”
②综合起来归纳成几个问题来写。如座谈会、讨论会及内容复杂的大、中型工作会议的会议纪要多是采用这种写法，即把会议的中心议题所涉及的问题和意见，按内容分类加以归纳，然后分项来写。从结构安排上讲，这种写法属于并列式。国务院《关于研究今年农产品收购资金问题的会议纪要》，主体部分提出五条40个字的政策措施：“一、老账要清，逐步消化……（约100字）；二、新账要扣，逐月扣清……（约320字）；三、专户立账，体内循环……（100多字）；四、完全到位，确保收购……（约220字）；五、优先保证，消灭‘白条’……（70多字）”
③按会议所研究、决定的内容分几个部分来写。一般包括：对过去工作的估价，对当前形势的分析，对未来工作总的要求以及为实现这个要求所采取的措施。如《××市乡镇企业工作会议纪要》，在主体内容上分作三个层次：第一层次写了五年来乡镇企业取得了很大成绩；第二层次，写乡镇企业到2012年的五年发展目标，论述了实现总产值超百亿的有利条件和困难因素；第三个层次写了实现上述奋斗目标的七条措施。
（3）结尾
会议纪要的结尾一般是写会议提出的希望、号召，如中共中央于1982年2月1日至13日召开的广东、福建两省座谈会的“会议纪要”，结尾约340多字，希望各省、市、自治区党委采取相应步骤，使全国反腐败斗争取得了重大胜利：“到会同志一致认为，我们党是一支马列主义和毛泽东思想武装的、久经考验的、有强大战斗力的革命队伍，我们能够在过去长期艰难困苦的斗争中，打败国内外阶级敌人各种形式的进攻，也一定能够在新的历史条件下，取得反对资本主义思想腐蚀斗争的全胜。广东、福建两省的同志通过这场斗争，一定会大大提高阶级觉悟和政治觉悟，一定会更正确、更积极地开展对外经济活动，把经济特区试办好，为社会主义现代化建设事业作出更大的贡献。”
写好“会议纪要”的要领包括以下五点。