119.“份号”和“发文号”有什么不同？
【解答】“份号”与“发文号”均是公文中的格式项目，但不是同一概念。丰要区别是：①内涵不同。份号即份数序号.是将同一文稿印制若干份时对每份公文的顺序编号；发文号即发文字号，是按一定的顺序为不同的公文所编制的序号。②标识范围不同。份号不是每篇公文都需标识，它一般只适用于“机密”级公文，目的在于便于管埋，以防遗失和泄密；但发文号适用于机关所有的正式公文，用以标明一个机关在一定时期内发文的数量和次序。③标识位置不同。份号需要顶格标识在公文版心左上角第1行；而发文字号则标识在发文机关标识下方。④标识方法不同。份号要用阿拉伯数码标识，而且可以编虚位（如“000015”）；而发文号则需要载明发文机关代字、年份和序号三个要素，其中“年份”、“序号”用阿持伯数码标识，“年份”应标全称，用六角括号“〔〕”括人，“序号”不能编虚位（即1不编为001）。
120.公文“用印”和“签署”有什么要求？
【解答】“用印”就是给公文盖章，它是公文格式的一个重要组成部分，也是公文产生法定效力的一种标志。除“会议纪要”（因其有特定的版式）和以电报形式发出的以外，公文均应加盖印章。公文盖印的依据是领导人的签发字样，未经领导人签发的公文不得用印。印章与公文落款要相一致。用印要注意清晰、端正，位置准确。一般的用印方法是：骑年压月、上大下小。“签署”，是以机关领导人的名义发文，由签发公文的领导人亲笔在公文落款处签字，大批印发的公文可使用签章。
121.如何划分“密级”？
【解答】“密级”是指公文的机密等级，是公文格式的项目（要素）标记之一。密级分作三级：第一，绝密公文，是指涉及国家核心秘密内容的文件，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害；第二，机密公文，是指涉及国家重要秘密内容的文件，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受较大的损害；第三，秘密公文，是指涉及国家一般秘密内容的文件，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定的损害。
122.什么是“紧急程度”？如何确定“紧急程度”？
【解答】“紧急程度”是对某些急需处理的文件，由发文机关对受文机关提出处理的时限要求。它也是法定公文格式的组成项目之一。按公文送达和办理的时间要求，紧急程度分为“特急”“加急”，标注位置一般在公文首页的右上角处，密级的下方。有的公文在标题中对紧急性质已作了标示，例如，《关于××××紧急报告（或紧急通知、紧急指示）》等，就可不再另外加注紧急程度标识。
电报的紧急标志分为“特提”“特急”“加急”与“平急”。
123.什么是“印发传达范围（阅读范围）”？
【解答】“印发传达范围（阅读范围）”是对公文发送范围和阅读对象的限定。确定公文的阅读范围，要依据工作的需要和安全保密的要求进行。需要限定阅读范围的，一般是属于机密文件，不是机密文件没有确定阅读范围的必要。标明阅读范围的位置一般在成文日期的左下方。对上行文不可标注阅读范围。
124.什么是“签发人”？
【解答】“签发人”即签发文件人的姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。文件上标注签发人的姓名，有利于增加决策的透明度，有利于基层和广大干部群众对决策的监督，进一步增强公文签发者的责任感。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排。
125.什么是“印制版记”？如何理解“版记”
必须置于公文的最后一页与最后一行？
【解答】“印制版记”即“印发机关和印发日期”。印制版记，亦称承办文件记录，即由承办印制文件部门、印制日期和印刷份数组成，标注在文尾最下端处，上下各有一条隔离线，上线与抄送机关相隔离，下线齐着地边。承办文件部门，是指发文单位的中心机构或业务主管部门。标注承办文件部门的目的，在于收文单位对文件内容中未尽事宜的询问或工作中遇有什么问题、什么情况需要联系、反映时，径直与承办文件部门联系，不必凡事都找机关领导，以提高工作效率。印发日期和成文日期不同，印发日期是机关或单位的中心机构接到定稿后起印公文的时间，它的作用是供收文单位参考，一般写作：“××××年××月××日印发”；印刷份数，是文件印制的数量标记，是由文秘部门在定稿上注明了的，一般写“（共印××份）”。
关于“版记”必须置于公文的最后一页及最后一行的意思是：①遇到末页上端有较大空白地方时，不可将“版记”提高位置，“版记”的最后一个要素要置于最后一行。②公文如有“附件”，为保持文件的整体性和完整性，不可将“版记”置于主件之后，应放在“附件”之后。
126.可否把签发人姓名标注在“版记”
最后一条反线之下？
【解答】不可以。版记的最后是一条反线，反线之下再无公文格式的任何要素。按照规定，上报的公文需标识签发人姓名。
127.在公文“版记”的后面，可以标注“拟稿”人、
“校对”人、“打字”人的姓名吗？
【解答】这种做法，常见于20世纪五六十年代。随着国家机关公文法规的不断修订完善，这种情形已经十分少见。因此，在“版记”的后面标注“拟稿”人、“校对”人、“打字”人的姓名显然是不规范的，应当加以注意。如果出于备考的需要加以标注时，应标在发文底稿上，而不能标志于公文的正式文本上。
128.怎样掌握“版头”的大小规格？
【解答】版头规格是指公文版头的3尺寸。目前，按照规定，发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。
129.什么是“行文制度”？
【解答】“行文制度”是指机关、团体、企事业单位之间的行文应当遵守一定的制度，这个制度包括两个基本内容，即行文关系与行文规则。
130.什么是“行文关系”？
【解答】“行文关系”是指在行文时要正确反映与处理发文单位与受文单位之间的关系。目前这种关系主要有三种情形：一是上下级机关之间系领导与被领导的关系；二是上下级机关之间业务指导与被指导的关系；三是平级或不相隶属机关之间的关系。公文的行文必须依据上述不同的关系分别采取不同的方式与文种，以此保证行文的通畅、运转的合拍，有助于机关工作的正常运行，提高工作效率。
131.公文行文包括哪几种方向与方式？
【解答】公文行文一般有三种方向、六种方式。一是上行方向，即下级机关向上级机关行文。具体包括两种方式：第一，逐级向上行文，即下级机关直接向上一级机关行文，这是上行文的基本行文方式；第二，越级向上行文，即下级机关在特殊和必要的情况下，越过自己的直接上级领导机关向更高的上级机关直至中央行文。二是下行方向，即上级机关向下级机关行文。又具体包括三种行文方式：第一，逐级向下行文，即上级机关只行文给自己所属的下一级机关，或者一份文件，上级下发后，要求下级向下层层下发，一级行文一级，直到基层。第二，多级向下行文，即上级机关向下行文时，同时发所属下几级机关，免得逐级转发费时费力，以减少发文层次，提高运转效率。第三，直达人民群众和社会的行文，即党和国家领导机关必要时采取直接传达到人民群众的行文方式，有时还采取登报、广播、电视等形式直接公布于社会。三是平行方向，即平级或不隶属机关之间的往来行文。凡互相没有隶属关系、业务指导关系或平级单位之间的行文均属平行文性质。
132.什么是“行文规则”？
【解答】“行文规则”主要有六点。
第一，一般不要越级行文。
具体包括：①向上级机关行文，一般要按照直接的隶属关系而不应越级。例如，县人民政府一般应直接向市人民政府行文，而不应越过市人民政府而直接向省人民政府行文；若遇有特殊情况需要越级行文时，也应抄送直接的上级机关，以便于其了解情况或协助办理，因为各级机关都是有一定的分工和管辖权限的。②上级机关或业务主管部门向下级行文，一般也要按照直接隶属关系而不应越级。
第二，严格控制行文的数量。
发文超过了实际需要的量度，将妨碍文件现行效用的发挥。
第三，切实注意行文的位度。
谁负有办理职责与权限，就报送给谁；谁需要知道或办理，就下发给谁。
第四，行文要选准文种。
要根据不同的行文方向、不同的行文目的、发文机关的级别以及与受文单位之间的关系准确地选择和使用文种。
第五，分清党与政、领导与指导的关系，注意行文常规，严格规范部门正式行文势在必行。
①上级党委可向政府机关和群众团体的党组、党委行文，政府机关不得对党组织作指示、交任务，但政府机关可将涉及路线、方针、政策的重要文件交同级党委审核。
②党委、政府的部门向上级主管部门请示重大问题，须经本级党委、政府同意或者授权。
③国务院各部、委在自己职权范围内，可以同各省、自治区、直辖市人民政府的业务部门互相行文，也可以根据国务院的授权和有关规定答复省、自治区、直辖市人民政府请示国务院的有关业务问题，但无权下命令、作指示；地方各级人民政府的业务部门同下级人民政府之间的行文关系，亦应照此原则办理。
④各机关内设的机构，除办公厅（室）外，不得对外正式行文。秘书部门是机关的综合办事机构；国务院办公厅为了传达国务院会议决议事项或领导指示事项，可以用办公厅名义向各省、自治区、直辖市人民政府行文。为了联系工作、解答问题和交换意见，可以向各省、自治区、直辖市人民政府办公厅行文。地方各级人民政府办公厅（室）同下级政府机关及其办公室之间，亦可按此精神处理相互之间的行文。
⑤向下行文，主送受理机关，抄送相关机关，重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。
⑥党委、政府的部门在各自职权范围内可向下级党委、政府的相关部门行文。
第六，平行机关可以联合行文。
平级机关或部门之间不仅可以通过公文加强联系，而且可以联合行文。联合行文对于共同贯彻执行有关方针、政策或兴办某些事业，是非常有利的，而且往往比通过上级机关并以机关名义行文的速度快得多，几个平行机关或部门联合行文与以上级机关名义行文，在效用上基本是一样的。属于联合行文的公文名称，多系“通知”“决定”和“报告”。联合行文的文稿需经各方的领导同志签署意见并签字。几个平行机关联合向上级机关或下级机关行文时，应将相对应的各机关都列为主送机关，以便于共同处理或贯彻执行。联合行义的各机关或部门必须是同级的，级另低的机关不能与级别高的机关联合行文。
133.为什么一般不得“越级行文”？
【解答】“越级行文”是指下级机关越过直属上级机关向更高一级机关及其部门行文请示与报告，因为它打乱了正常的隶属关系，给工作带来混乱。所谓“一般”二字，是指除非遇有特殊情况非越级不可；这里讲的“特殊”主要包括下列一些情形：由于情况十分紧急（如战争、自然灾害等），逐级请示会延误时机，给工作带来损失；经多次请示直接上级长时期拖而不批的重大问题；直属上下级机关有所争议而无法办理的原则性事宜；上级机关指定越级上报的事项；对直属上级机关进行检举、揭发的违反政策和法纪的问题等。
134.为什么一般文件只发组织，不发个人？
【解答】文件除上级指定直接上报或下发领导同志个人的外，一般只发组织，不发个人。之所以要这样做，是因为它有利于文件的统一办理，体现了公文处理工作的集中统一原则。在向上级报送“请示”中，制文机关出于获准的急迫心情，往往行文给上级机关许多领导同志个人。如某县科委要求增拨今年的农业科研经费，这份“请示”在主送县政府的同时，又抄送给县财政局局长、两位副局长。像这样的文件，让县政府办公室如何处理？它干扰了县政府的公文处理工作，并给领导工作带来混乱。正确的做法是，这份文件只能主送县人民政府，同时抄送县财政局。
135.为什么说规范部门行文是从整体上
坚持正确行文规则的关键？
【解答】新《条例》第十六条第（二）、第（三）、第（四）和第十七条都是规范机关各部门行文的，可见，解决机关部门行文，是从整体上坚持正确行文规则的关键。
上述诸条，突出强调了以下六点：
（1）机关各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级机关的相关部门行文。
（2）除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，未经党委、政府授权一般不得向下一级机关正式行文。
（3）部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。“正式行文”是指以“文件格式”的行文。