（8）直接采购物品，采购申请单
直接采购的物品是库存没有的东西，这样采购的物品直接从收货部送到申请部门，申请直接采购，部门领导要从库房保管员那里取采购申请表，并填写原因，所需数量及其他细节，此表送采购部，采购部要提供3个不同供货商的价格，填写好的表格再送到总经理处审查批准，接到批准的申请表后，采购部要填写采购单，和批准了的申请表一起送到财务总监和总经理处最后审批。
酒店物品采购程序
1.酒店物品多属于低值易耗品。例如清洁剂、洗涤用品、印刷品、棉织品、服务用品、瓷器和玻璃器等。这些均由财务部的库房出具采购单，采购员根据PR单报出三家供应商的价格，再选出质量上乘和价格合理的一家。采购经理审批后，交财务总监和总经理签字后做PO单。PO单的签字程序与PO单相同。
2.PO单在总结理签字后，方可订货。
3.申领部门购杂品时，不是500元可用现金支付。
4.需外出购物时，填写派车单。
5.如某些项目单价金额超过2000元，采购单需送交业主财务部门批准。
6.所购商品在验货时发现问题应及时与供应商联系，办理换退手续。
工程物品采购程序
1.工程物品采购包括低值易耗品和固定资产。低值易耗品包括机器的零配件、油漆、灯管、盐、砖瓦灰沙石、五金电料配件、水暖器材、制冷配件、各专业工具、工程机械和厨房机械配件等。
2.采购员在接到PR单后，寻找三家报价。PR单和RO单程序相同。
3.工程物品购回后交工程指定人员收货并签字。
4.所购物品单价金额超过2000元，要申报业主财务部门批准。
食品采购程序
1.采购员根据食品库提供的市场单由行政总厨签字后，将价格填在市场单上，然后订货。到货期限为3天。
2.采购员根据洒水库提供的饮料单由财务成控经理和餐饮部经理签字，将价格填在饮晶单上，食品3天内到货。
3.采购员根据各个厨房提供的食品由行政总厨和中方总厨共同签字，采购员填报价并在第二天到货。
4.所有食品报价提前一星期由采购部、行政总厨和财务成控签字。
5.蔬菜、水果、鲜肉类、鲜禽类每周报价一次。
6.中、西餐调料、水产、冻肉类、冻禽类、酒类、饮料每月报价一次。
7.根据酒店临时出现的特殊情况，急事急办。
8.所订货物如有问题，及时办理换、退手续。
9.进口洋酒类、烟类必须从国家指定的烟酒公司购入。
食品原料采存管理制度
1.食品原料的采购
采购是餐馆为客人提供菜品的重要保证，是餐饮活动的起点，只有原料的质量好，才能保证菜肴佳美。原料采购的数量、质量和价格不合理，会使餐饮成本大大提高。
（1）餐馆制定严格的原材料采购标准；
（2）餐馆只应采购即将需要的食品原料，避免占用资金和因积压而造成的浪费。
（3）采购员进货必须根据厨师长的请购单进行购买。
2.食品原料的验收
（1）采购的食品运到后，由厨师长和验收员对食品的质、量、价格、等级、数量进行核定入库，一般物品按2个月的储存量加以控制。
（2）采购人员进货应是货到发票到。如果遇到海鲜等发票不能及时送来的情况，必须由厨师长、验收员共同在验货单上签字方可。
（3）各类冰冻食品、水产品必须抽样化冰，称出净料分量。
（4）填写食品原料验收与进货日报表，作出质量好、中、差的记录。
3.食品原料的领用
（1）领食品原料必须按规定填写“领料单”，由经理或厨师长签字方可生效。
（2）领料单上要正确写清品名、数量、单位，发货人凭单发货。
（3）如发货数量不足申领数，必须在领料单上写明实发货的数量。
（4）发货时，必须经收货人验收并签字。
（5）在领海鲜等特殊原料时，必须严格验收，营业时凭菜单的需求量请领。
（6）贵重物品（鲍鱼、鱼翅、甲鱼等）必须当日用，当日领。
4.食品的库存保管
（1）库房的管理必须有效的进行，以保证餐馆食品的及时供应。
（2）科学地堆放物品，保持仓库清洁卫生。
（3）按工作程序办理验货手续，做到库单与实际记录一致。
（4）检查发货单位的签字手续是否齐全，如不齐全，拒绝发货，压缩餐馆的费用开支。
（5）每日对仓库进行巡视检查，查看当天食品的库存量，不足部分及时补充。
（6）月末进行月终盘点，检查食品数量与销货记录是否一致，做到账货相符。填写盘点表。
酒店采购管理制度
为使酒店的采购工作走上制度化、规范化，合理控制成本，加强内部工作协调和提高工作效率，特制定本采购管理制度：
1.采购管理部门
酒店设立专职采购部，隶属酒店财务部管理，接受财务总监、成本控制、集团稽查部及其他部门的监督，全面负责酒店的采购工作。
2.采购部工作基本要求
（1）所有采购项目均需董事会签批授权及酒店财务部批准同意；
（2）所有采购物品均需比较至少三家的价格和品质，月结类物品每月每一类至少有三家供货商提供报价单；
（3）所有采购物品的品质须保持一惯稳定；
（4）采购部工作人员须对自己采购物品的价格和品质负责；
（5）采购部须每半个月一次通过电话、传真、外出调查、接待厂商等方式获取酒店使用的各类物品主要品种的价格信息并整理成价格信息库，以书面形式汇报给酒店财务部及董事会；
（6）所有供应商名片、报价单、合同等资料及样品采购部须登记归档并妥善保管，有人员变动时须全部列入移交上述资料及采购人员自购物品价格信息采购部每天须录入至采购部价格信息库；
（7）采购时间要求：一般物品采购时间为3天；急用物品当天必须采购回来；印刷品、客房一次性用品、布草等使用部门须提前一个月下单采购；
（8）采购部禁止采购任何未下申购单的物品，否则财务部将不予以报销；
（9）禁止使用部门自行采购物品或私自与供应商洽谈采购事宜；
（10）采购部负责跟进各协作厂商的货款及时签批支付事宜。对到期的应付账款，酒店应及时支付，以建立酒店良好形象，维护酒店财务信誉，同时也为日后的采购工作提供便利。
3.采购审批程序
（1）申购单审批程序：
使用部门经理（仓库主管）资产会计复查董事同意采购部询价财务总监稽查部行政办董事会申购单返回采购部。
（2）单位价值1000元以下或批量价值在2000元以下的由采购部现金自购的物品，采购部须事先货比三家，并在申购单上注明询价结果和选定的供应商，经董事会最后批准后方可采购，酒店财务部和集团稽查部将对价格及品质进行不定期抽查。
（3）单位价值1000元以上或批量价值在2000元以上的物品采购审批程序：
采购部寻找至少三家厂商比较价格品质评定小组确定供货商采购部与供货商共同草拟合同或采购协议，财务审批行政办审批董事会审批盖章或签字。
执行合同或协议：
（评定小组由采购部、使用部门、财务部、主管副总、集团稽查组成）
（4）赊购（月结）物品采购审批程序
蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜，水果由各厨主厨直接下单至采购部取货，其他物品按上述第1、2、3款程序执行。
各月结供应商选定办法：采购部每月每类物品均应邀请至少三家供应商报价，采购部、使用部门、主管副总、财务部和集团稽查部组成供货商评定小组，通力合作，进行价格及质量的比较和讨论，选定供应商。采购部及上述相关部门可分头或联合组织市场调查，根椐市场调查的价格，与供应商确定固定的一个月的供应价，在此确认期间内，供应商将按此固定价格提供酒店所需的物料。
4.采购监督
采购成本的控制由财务部、采购部、使用部门及集团稽查部共同完成，平时各部门应及时到市场上了解价格行情，以促进酒店采购成本的控制与监督。
5.供应商管理
（1）财务部应定期（每月或每季度）牵头，组织财务部、采购部、使用部门及集团稽查部对供应商进行评估（酒店每类物品须有至少三家供货商），淘汰部分不合格供货商。
（2）选用供应商角度采用1+2+N原则，所谓1+2+N是指一类商品一个主供应商、2个辅助供应商、N个考察供应商。这类商品只有一个主要供应商，大约70%的物资从他手中购买。2个辅助供应商提供大约20%的物资，一旦主供应商出现问题，能有其他供应商立即顶替。数量不限的考察供应商既是辅助供应商的后备力量，也会使酒店在采购极其特殊物资时不至于出现购买死角。
（3）采购部要做好同供货商的联系和接待等工作，维护酒店形象。
酒店采购管理制度
1.制定采购计划
（1）由酒店各部门根据每年物资的消耗率、损耗率和对第二年的预测，在每年年底编制采购计划和预算报财务部审核；
（2）计划外采购或临时增加的项目，并制定计划或报告财务部审核；
（3）采购计划一式四份，自存一份，其他三份交财务部。
2.审批采购计划
（1）财务部将各部门的采购计划和报告汇总，并进行审核；
（2）财务部根据酒店本年的营业实绩、物资的消耗和损耗率、第二年的营业指标及营业预测做采购物资的预算；
（3）将汇总的采购计划和预算报总经理审批；
（4）经批准的采购计划交财务总监监督实施，对计划外未经批准的采购要求，财务部有权拒绝付款。
3.物资采购
（1）采购员根据核准的采购计划，按照物品的名称、规格、型号、数量、单位适时进行采购，以保证及时供应。
（2）大宗用品或长期需用的物资，根据核准的计划可向有关的工厂、酒店、商店签订长期的供货协议，以保证物品的质量、数量、规格、品种和供货要求。
（3）餐饮部用的食品、餐料、油味料、酒、饮品等等，由行政总厨、大厨或宴会部下单采购部，采购人员要按计划或下单进行采购，以保证供应。
（4）计划外和临时少量急需品，经总经理或总经理授权有关部门经理批准后可进行采购，以保证需用。
4.物资验收入库
（1）无论是直拨还是入库的采购物资都必须经仓管员验收；
（2）仓管员验收是根据订货的样板，按质按量对发票验收。验收完后要在发票上签名或发给验收单，然后需直拨的按手续直拨，需入库的按规定入库。
5.报销及付款
（1）付款：
①采购员采购的大宗物资的付款要经财务总监审核，经确认批准后方可付款；
②支票结账一般由出纳根据采购员提供的准确数字或单据填制支票，若由采购员领空白支票与对方结账，金额必须限制在一定的范围内；
③按酒店财务制度，付款30元以上者要使用支票或委托银行付款结款，30元以下者可支付现款。
④超过30元要求付现金者，必须经财务部经理或财务总监审查批准后方可付款，但现金必须在一定的范围内。
（2）报销：
①采购员报销必须凭验收员签字的发票连同验收单，经出纳审核是否经批准或在计划预算内，核准后方可给予报销。
②采购员若向个体户购买商品，可通过税务部门开票，因急需而卖方又无发票者，应由卖方写出售货证明并签名盖章，有采购员两人以上的证明，及验收员的验收证明，经部门经理或财务总监批准后方可给予报销。
采购部业务操作制度
1.按使用部门的要求和采购申请表，多方询价、选择，填写价格、质量及供方的调查表。
2.向主管呈报调查表，汇报询价情况，经审核后确定最佳采购方案。
3.在主管的安排下，按采购部主任确定的采购方案着手采购。
4.按酒店及本部门制定的工作程序，完成现货采购和期货采购。
5.货物验收时出现的各种问题，应即时查清原因，并向主管汇报。
6.货物验收后，将货物送仓库验收、入库，办理相关的入库手续。
7.将到货的品种、数量和付款情况报告给有关部门，同时附上采购申请单或经销合同。
8.将货物采购申请单、发票、入库单或采购合同一并交财务部校对审核，并办理报销或结算手续。
仓库管理制度
1、仓库的分类：
酒店的仓库总的来说有：餐饮部的鲜货仓、干货仓、蔬菜仓、肉食仓、冰果仓、烟酒、饮品仓，商场部的百货仓、工艺品仓、烟酒仓、食品仓、山货仓，动力部的油库、石油气库，建筑，装修材料仓，管家部的清洁剂、液、粉、洁具仓，绿化部的花盆、花泥、种子、肥料、杀虫药剂仓，机械、汽车零配仓，陶瓷小货仓，家具设备仓等等。
2、物品验收：
（1）仓管员对采购员购回的物品无论多少、大小等都要进行验收，并做到：
①发票与实物的名称、规格、型号、数量等不相符时不验收；
②发票上的数量与实物数量不相符，但名称、规格、型号相符可按实际验收；
③对购进的食品原材料、油味料不鲜不收，味道不正不收。
④对购进品已损坏的不验收。