根据档案的内容和形式不同，用于检索档案信息的工具也具有多种类型。常见的档案检索工具有以下几种类型：按体例分有条目式、文字叙述式、索引等；按载体形式分有纸质载体、胶片缩微材料、磁性载体等；按功能分有综合性、专题性、指引性、介绍性等；按照组成形式有卡片式、书本式、机读目录式；按照检索工具的功能有馆藏内容介绍性检索工具、内容查找性检索工具等。
一、条目式检索工具
档案检索工具的一类。由若干著录有档案内容和形式特征的条目，按一定的规则排列组成。
（一）案卷文件目录
也称“全引目录”，它是将全宗或全宗内的某一部分案卷目录和卷内文件目录汇编而成的一种检索工具。可以以案卷或单份文件为检索单位揭示和介绍档案馆（室）所存档案的内容和成分，它的优势在于既可查找案卷，又能直接检索文件，使调卷准确，是编制其他检索工具的基础。其局限性在于因受到案卷整理体系的束缚，不能满足按专题或系统检索档案的要求，按照目录逐条查找也影响检索速度；当以纸张为载体，编织成书本式检索目录时，案卷目录和卷内文件目录汇集在一起，使目录页数增大，体积较大，当然，如果采用机读目录，这个问题也就可以得到很好解决。案卷文件目录一般格式。
（二）联合目录
档案馆际协作编制、联合报道馆藏的一种大型档案检索工具。著录两个以上档案馆的全部或部分馆藏编制而成的目录。
联合目录的特点：
（1）将分散在各地的某种类型的档案材料著录下来，从目录上连成整体，实现资源共享。
（2）有利于建立全国和地区性的档案目录中心，实现馆际协作和情报交流。
（3）能进一步推动档案著录标准化，为实现档案检索自动化、网络化创造条件。
联合目录的种类：
（1）从档案类型上分：明清档案联合目录、民国档案联合目录、革命历史档案联合目录等。
（2）从内容上分：综合性联合目录、专题性联合目录。
（3）从语种上分：中文（汉文、满文、藏文等）联合目录、外文（英文、法文、俄文、日文等）联合目录。
（4）从地域上分：全国性联合目录、地区性联合目录。
联合目录的编制方式：
（1）一馆为主，其余补充：先由收藏某类档案最多的档案馆编出一套目录，再分送到有关档案馆进行校对补充，最后由先牵头的馆汇总。
（2）各馆分编，一馆汇总：在统一著录格式和著录要求的前提下，各馆分编，再由一个馆汇总和校对补充。
（3）各馆分编，集中校对：各馆分编，再由档案行政机关或专业主管机关组织专门力量集中校对和汇总补充。
（三）文号目录
是“文件字号目录”的简称，也称为“文号对照索引”、“文号档号对照表”。是将档案的文号与档号相对应，按文件字号检索档案的检索工具，是档案室常用的检索工具，一般不适用于档案馆。对于从文件字号角度提出的检索要求，只有利用文号目录才能查出，尤其对于发文较多的领导机关、专业主管机关的有关全宗，这种检索工具尤为必要。一般采用表格形式编制，即将同一年度、同一发文机关的文件编一张表，然后将所有的表装订成册，常见的有号码对应式和位置对应式两种格式。
号码对应式文号目录：将文号一一列出，然后在与该文号对应的空格中填写该文件的档号。其中又可以分为用于发文的文号目录和用于收文的文号目录。如表6－2：号码对应式文号目录（用于发文）。
（四）总目录
机关档案室编制的一种案卷总登记册。不分类别，全部案卷以组卷先后次序通编一个流水号，平时起统计案卷的作用。多见于旧时文书档案管理中，现已基本不用。
（五）附件目录
也称为“附件登记簿”，登记附件以便查考的一种辅助性检索工具，专为体积过大过厚，不便归卷的随文附件而编制。其著录项目中需注明正文的题名、文号及档号。多见于旧时文书档案管理中，现已基本不用。
（六）分户目录
机关档案室为能按作者查找文件而编制的一种辅助性检索工具。依既定的机关次序表或机关名称的次序编制，将来文机关（作者）排定次序，然后按其作者分户登录在活页纸上，每户一页，装订成册，可以随时添页。多见于旧时文书档案管理中，现已基本不用。
（七）秘档目录
为机密档案单独著录编目的一种检索工具。按机密程度有绝密档案目录、机密档案目录、内部档案目录之分。确定秘密档案的范围需根据档案材料的实际情况，一个全宗、一个类或一个卷均可。其目录由档案馆（室）指定专人掌握使用。失去机密时效的密档目录应及时解密，转入开封档案目录或开架目录。
（八）开放档案目录
公开出版的用来报道档案馆馆藏珍贵档案的清册式检索工具，有时也称为“馆藏珍贵资料目录”。内容一般包括介绍档案馆开放档案的情况，如已经开放了哪些全宗、类目和开放的卷数，介绍档案馆档号体系的构成情况，介绍档案馆内检索工具的编制和使用情况等。出版开放档案目录可以增加档案馆馆藏的透明度和知名度，适应社会利用开放档案的需要。
（九）开架目录
陈列在档案馆阅览室或目录室，供利用者自行查阅的目录。（十）缩微目录
用缩微摄影技术将目录内容摄制在胶片或平片上以供查阅的一种检索工具。具有体积小、存储密度高、节约空间、便于交流且能重新放大等优点。但阅读时必须借助阅读器，且不能随时增添或删除条目。
（十一）机读目录
机读目录是机器可读目录的简称，是通过计算机检索文献信息的重要工具。它是将文献信息以编码形式和特定结构记录在计算机存贮载体上，由计算机控制、处理和编辑输出的目录信息。这些目录信息只有计算机能够识别，通过终端输出设备显示出文字记录供用户检索。
二、卡片式检索工具
是一大类以卡片为著录载体而形成的检索工具的总称，也称为“卡片目录”。是在卡片上著录案卷或文件的内容和形式后，按一定规则组成的目录。包括全宗文件卡片目录、重要文件卡片目录、分类卡片目录、专题卡片目录、主题卡片目录、人名卡片目录、地名卡片目录等。卡片目录的特点：（1）每张卡片各自独立，可以边著录边排列，逐条积累；（2）可以随时对部分条目更新和修改；（3）根据档案利用者的需要调整卡片排列顺序；（4）著录项目较完备，存储信息多，且查找迅速，检索效果好。但制卡工作量大，耗费人力多，不便于携带、传递和馆际交流，使用中排列顺序容易搞乱。随着科学技术，尤其是计算机技术的发展，有条件的档案馆已逐渐用机读目录、缩微目录代替了卡片目录，这也是档案计算机管理的发展趋势。
（一）全宗文件卡片目录
以全宗为对象，将全宗内全部文件（永久和长期）的内容和形式特征记录在卡片上，按照内容所反映的问题加以系统化而组成的目录。它是档案馆，特别是机关档案室最常用的一种检索工具。设置的著录项一般有：题名（标题）、责任者（作者）、文件编号、文件形成时间、附注、主题词、内容摘要、分类号、档号等。是档案馆（室）常用的一种基础性检索工具，具有迅速准确地从多种途径进行检索的特点，能为利用者提供较系统的档案材料。
（二）重要文件卡片目录
是一种以卡片形式揭示全宗内重要文件内容和成分的检索工具。一般设有类、目、文件题名、责任者、文件形成时间、文件所在档号等著录项。每份重要文件填制一张卡片，也可将若干份互有联系或内容相近的一组文件填制在一张卡片上，以减少卡片数量，便于查找利用，可以为编辑重要文件汇集提供线索。
（三）分类卡片目录
是依据《档案分类表》，按照分类标识，以一定次序编排而成的档案检索目录。主要特点：超越全宗的界限，依据内容和性质，应用科学的方法将档案馆（室）中全部档案材料进行分门别类，组成系统性强、问题集中的特定的检索体系，是档案馆（室）的一种综合性、主导性检索工具，在档案检索体系中占有非常重要的地位。一般有两种著录类型：案卷级和文件级。
案卷级著录就是以案卷为单位划分类别，并将案卷的内容和特征著录成条目。其特点是著录数量较少，工作量较小，能从大的方面了解案卷的情况，对提高查全率有一定帮助，但不能具体揭示案卷内每一份文件的内容和特征，不能保证查准率。
文件级著录就是以文件为单位划分类别，一份文件著录一个条目。其特点是著录数量大，花费时间多，以卡片形式著录不易保管。但文件级著录存储的信息丰富，能揭示每份文件或几份有联系的文件的内容和形式特征，具有较高的查全率和查准率，是今后计算机存储和检索的主要选择。
（四）主题卡片目录
依据《档案主题词表》，按照主题词标识编排而成的一种检索工具。主要特点：（1）问题集中，不受全宗、类别、知识门类、学科领域、分类体系的限制，把同一主题的档案材料集中，能向利用者提供某一主题的全部档案材料；（2）内容具体，将每份文件的内容用几个具体的主题词揭示出来，包括比较次要的内容也能揭示，存储的信息量较大，有利于减少漏检率和误检率；（3）使用灵活，主题卡片按字顺排列，可以随时对主题词进行增补、删除、改动；（4）检索直接，以规范化的词或词组来揭示文件或案卷的主题，符合人们的使用习惯，很容易查找。常用主题卡片的结构：
2.用于主题词相同的若干份文件或案卷的主题条目著录格式。
（五）专题卡片目录
系统地揭示档案馆（室）某一特定专题的内容和成分，以卡片形式集中，按照一定次序编排而成的检索工具。特点：以专门题目为对象，把同一问题的文件条目组织在一起，可以是一个全宗内有关某一专题的档案材料，也可以不受全宗、年度、保管期限等限制，把全馆（室）有关某一专题的档案集中在一起。具有问题集中、内容全面、针对性强、材料系统、专深等优势，能较好地保证查全率和查准率。但要求选题恰当，并考虑利用价值和馆藏特点，防止过宽过严，分类要科学合理。一般著录项目有：档案馆代码、专题名称、类、项、目、文件或案卷题名（标题）、责任者、文件编号、时间、主题词、档号、附注等。
（六）人名卡片目录
也称为“人物卡片目录”，是将档案馆（室）所藏档案材料中涉及的人名及简要情况著录下来，按照人名进行查找的检索工具。著录范围可以分为综合性和专业性两种，综合性是以馆（室）藏的全部档案或部分档案中所有人名为著录对象；专题性是以档案中涉及某一专题（如干部任免、奖惩、离退休人员等）的有关人名为著录对象。著录项目有简有详，简单的著录项目只有人名和档号。详细的著录项目一般由两部分组成，一是个人的自然情况，如姓名、性别、生卒年月、民族、籍贯、文化程度、职务、简历、档案内容摘要等；二是指引部分，如材料出处的档号、备注等。人名卡片目录一般按姓氏笔画、四角号码或汉语拼音字母顺序等排列成目录。
三、叙述式检索工具
也称为“文章叙述式检索工具”，以文字叙述的形式概括地介绍档案馆（室）保存的某个专题、某个全宗以至整个档案馆馆藏的内容和成分，属书本式检索工具的一类，主要起报道、介绍、查找档案材料的作用。主要包括各种指南。
（一）档案馆指南
以文章叙述的方式全面、概要地介绍档案馆所保存档案情况的一种工具书。有简明指南和综合性指南两种。简明指南主要列举档案馆全部或部分全宗名称、档案数量、起止日期、档案内容提要等；综合性指南是档案馆指南的主要类型，内容包括目录、前言、档案馆概况、馆藏全宗介绍、馆藏资料介绍、索引和附录等，其中以馆藏全宗介绍为主体。档案馆指南可以集中反映一个档案馆的工作成果，也可以反映一个国家各级各类型档案馆的基本情况。
（二）全宗指南
也称为“全宗介绍”，以文章叙述的形式揭示和介绍档案馆（室）内单个全宗的全面情况的检索工具。一般有两种类型，一类是对机关团体等全宗的介绍，一类是对人物全宗的介绍。机关团体全宗介绍的内容主要包括两大部分，一是介绍立档单位与全宗的历史概况，一般包括全宗名称、存在的时间、工作职能、任务、案卷数量等；二是介绍全宗内档案的内容、成分和价值以及有关的辅助材料，一般包括文件作者（来源）、种类（内容）、制成材料（载体形式）、可靠程度、形成时间、价值、利用全宗的说明、有关参考材料的目录、人名索引、地名索引、机关简表等。所有内容中以全宗内档案的内容、成分和价值的介绍为主体，一般可根据历史时期、全宗性质、机关隶属关系、重要程度、档案多少等特点决定叙述的详略程度和排列顺序。对人物全宗的介绍又称为“人物全宗指南”，主要介绍构成全宗的著名人物的简要传略，该人物的政治、经济、科研、社会活动、家庭主要成员和重要社会关系等，以及全宗内档案材料的整理、保管、利用情况、使用价值、案卷数量和起止时间等。
（三）专题指南
又称为“专题介绍”，按照一定的题目，以文章叙述的形式，综合介绍档案馆中保存的有关该题目的档案的一种检索工具。一般以专题卡片目录为基础介绍某一专题的综合情况，不受全宗的限制，便于利用者从专题的角度了解档案的内容。一般由序言、档案材料内容介绍和附录三部分组成。在介绍中一般只列出档案材料涉及的全宗名称和类目，不指出每条材料的具体出处，因此检索功能不如专题卡片目录强。
（四）档案馆名录
是国家档案局或各地档案行政管理部门简明报道全国或所属地区档案馆概况的工具书，是档案馆指南的一种。可向国内外提供有关档案馆设置、馆藏等信息，以便在大范围内利用档案。其内容主要包括馆名、地址、馆藏量、档案特色、照片等。
四、其他类型的检索工具
其他类型的检索工具主要包括索引、编年提要和其他具有特殊作用的卡片目录。
（一）人名索引
揭示档案中所涉及的人物并指明出处，提供有关人名线索的检索工具，主要满足利用者按人名查找档案材料的需要。编制方法是将档案内容中涉及的人名摘录出来，按照某种方法加以排列。其著录方式一般有简单和详细两种，简单的人名索引著录项包括人名（字、号、曾用名、别名、笔名、艺名、代号、绰号、尊号、谥号等）和档号。详细人名索引著录项一般包括两部分：第一部分包括人名（字、号、曾用名、别名、笔名、艺名、代号、绰号、尊号、谥号等）、性别、出生年月、死亡时间、民族、职业、工作单位、籍贯、文化程度、职务、政治面貌、简历、档案内容提要等著录项；第二部分是线索指引部分，包括材料出处的档号、备考等。在我国，人名索引一般按照姓氏笔画、四角号码、汉语拼音字母顺序等方法排列。
（二）地名索引
提供档案中有关地名线索的检索工具。其著录项目一般有地名、地域归属、文件题名和档号等，主要满足利用者按地名检索档案的需要。在我国，地名索引一般按照地名首字字顺（笔数、笔形、部首、四角号码或汉字拼音字母顺序）排列。
（三）穿孔卡片目录
以特制的卡片来表示文件或案卷不同内容和形式特征的一种检索工具。卡片四周有许多规则的小圆孔，不同的圆孔缺口代表文件或案卷的类别、责任者、发文字号、形成时间、密级、保管期限等特征。卡片中间的空白部分著录题名、内容摘要等。使用时用钢针插进大叠卡片上代表某种标记的孔眼，将卡片提起，有缺口的卡片会自动脱落，落下的就是需要查找的卡片。这种卡片目录的每一缺口代表一个著录项目，一套穿孔卡片可代替几套普通卡片，能进行多途径检索，可免去对卡片分类排列，手工检索不用逐张翻阅，检索速度较快，适用于小型的档案部门使用。
（四）指引卡
也称为“指导卡”，简称“导片”、“导卡”，是指导利用者使用卡片式目录的一种卡片。卡片上端呈耳状突起，高约1厘米，称“导耳”，供标注各种卡片目录的类名和地名、人名的首字笔画、笔形等用，以便识别和迅速使用目录，查找档案。卡片的下方可写上本类所包括的下位类的类号和类目，指出本类档案的范围、排列方法、与本类关系密切的类目及其他必须说明的事项，起介绍类目内容、揭示目录结构及其逻辑系统的作用。各种导卡可采用不同颜色加以区分。
（五）编年提要
也称为“日历式目录”，是外国档案馆编制的一种结构性检索工具。编制方式是按照时间顺序列举文件的日期、形式和内容，摘引原文，包括文件正文摘要、文件内的古文或外文，甚至还附以译文等。利用者阅读过这种检索工具后几乎无需查阅原文。随着缩微复制技术的推广，除了比较难懂的古老档案外，一般不再编制这种检索工具。
在各种类型的检索工具中，以纸张为载体的书本式或卡片式检索工具主要是在手工检索中发挥作用，随着计算机技术在档案管理，尤其是在档案检索中发挥出越来越大的作用，以缩微胶片为载体的缩微目录和以磁性材料为载体的机读目录逐渐成为档案检索的重要工具。各种类型的检索工具也发挥出各自不同的作用。介绍馆藏内容的检索工具如全宗目录、案卷目录、各种指南等主要反映档案馆的基本情况，档案的整理顺序，借助它们可以了解馆藏的基本情况，按照档案的整理顺序开展检索，但受整理顺序的限制，检索途径比较单一，检索深度较浅。查找性检索工具是专门为扩大查找线索而编制的，从档案的内容或形式特征提供检索途径，不受档案实体排列顺序和档案实体存放位置的限制，可以打破全宗、案卷等实体单元的限制，建立多种检索标识，提供多种检索途径，可以任意选择检索深度，如分类目录、主题目录、专题目录等。