（1）依法组建和按需设立的原则。教育行政组织是国家行政组织的组成部分，不是任何个人或机构都有权设置的。随意组建，不可能具有法定的行政权，也就没有权威性。除了要依法组建外，还要做到按需设立，即根据工作需要设立相应的人和机构，以实现“人（机构）一事”的协调和平衡。当然，对“适应工作需要”的理解不当，也会造成机构臃肿的局面。比如，事有大小之分，工作有轻重、缓急之别，若不加区别地-一设立对应机构，或者凡出现一项新的任务，不问原有机构是否能够和应该承担，就设立相应的新机构，必将导致机构膨胀，人浮于事。目前，一些地区的教育机构人员臃肿，机构庞杂，实际上就是没有正确理解按需设立原则的结果。
（2）完整统一和合理分权的原则。设置教育行政组织，实质上就是形成某种完整的教育管理网络结构。从纵向上说，这就意味着从中央到地方均得设置相应的教育行政机构，这些机构不但接受上一级教育管理部门的领导，还接受同级人民政府的领导。从横向上说，一级教育行政组织中，应设置配套齐全的各种内部职能机构，以领导机关和执行机关为主轴，配以监督、咨询（包括信息、参谋）和辅助机关，彼此间形成相互协调的关系。除了机构纵向和横向的完整性外，教育行政组织系统也是一个统一的权力体系。在任何国家中，对全国教育的行政管理权，都是由教育组织系统中各种机构共同行使的。从一定意义上说，设置教育组织系统中的各种机构，实际上也是一个权力划分问题。权力划分越合理，机构的整体功能就越能得到有效发挥。
（3）精简机构和事权对应原则。在教育行政组织中设立各种职能机构，既有数量问题，更有质量问题。精简的要求包含两个方面，一是不设不必要的机构，简化层次，减少、调整已设的多余机构和人员；二是保留高效能的机构，增设、扩大必要的机构和人员。在事权对应方面，为使教育的事和权对应，首先要在设置机构时通过合法手续规定其职能范围，即明确该教育机构是干什么的，它须发挥何种功能和作用，如何才能使之“在其位，谋其政”。在一般情况下，一类工作、一项事务，宜由一个教育机构承担，而不应该归属两个或更多的教育机构主管。其次，当工作范围明确之后，要赋予相应的行政管理权。这就是说，要做到有职有权，职权相称。当然，授权大小要适度。一旦授权后，机构和人员要正确用权，既不能拒绝行政，也不能有越权和侵权行为。再次，职权相称又同权责一致有连锁关系。任何教育机构和人员不但要有职有权，也要承担相应的责任。有职无权者，无法尽其职；有职有权但不承担相应责任者，则会出现在位不谋政的流弊，甚至产生滥用权力，以权谋私的现象。
（4）适应变革和自我完善原则。教育行政机构和组织系统的模式不是固定不变的，而是每过一段时间需要变化和革新的。这是社会和时代发展的需要。不能适应改革的教育行政机构，不但自身不能得到发展，反而会影响整个教育事业的发展。当然，也决不能由此得出这样的结论：似乎机构只存在于短暂的时限之内，反正要变动，组建时可以不必精心设计。其实，机构的变动性并不排斥机构的稳定性，只是表明这种稳定性是相对的。设置的教育行政组织机构如果没有相对的稳定性，教育行政组织的完整系统也就不复存在。教育事业是一项涉及千秋万代的事业，由于教育工作具有较长的周期和较大复杂性的特点，因此，如果没有一种相对稳定的机构及组织系统去实施领导和管理，就会产生混乱局面。除了要适应变革外，教育行政机构也要谋求自身的完善和发展。变革本身不是目的，变革只是一种手段，目的是要通过变革促进教育管理机构的日趋完善。光有变革而无完善，那么变革就失去了意义。近年来，我国的教育行政管理机构变革较多，如近两年的教育行政机构精简，教育管理权的下放，目的都是为了完善教育管理机构本身，使之能适应飞速发展的教育事业的需要。所以，变革是为了完善，而完善又离不开变革，这就是变革与完善之间的辩证关系。
教育行政机构的管理及其意义
教育行政机构的管理是指教育行政组织内部的事务管理，这种管理有广义和狭义两种理解从广义上说，教育行政机构管理是指遵循一定的管理原则，采用科学的管理方法，合理地规划、协调和运用组织内部的人员、经费和物材，来实现对教育事业进行有效管理的目的。从狭义上说，教育行政机构管理是指各级教育行政组织中行政办公室职能范围的各项业务工作管理，包括文书管理、档案管理、人事管理、财务管理等。加强对教育行政机构的管理，意义有三：
（1）提高教育行政领导的决策水平。通过有效的管理，能使决策者掌握更多更全面的信息资料，了解实情，并为决策提供客观依据，从而最终提高决策水平。
（2）提高教育行政活动的效率。提高效率是教育行政的目的之一，在机关工作中，容易出现办事拖拉，相互推倭的现象，导致人们对行政行为的厌恶。通过有效的管理，就能最大限度地减少这种官僚作风，提高教育行政活动的效率。
（3）提高为基层学校教育服务的质量。教育行政机构的工作对基层学校来说，不仅仅是一种领导行为，更重要的是，它也是一种服务行为。一些教育领导者只看到教育行政机构的领导作用，却忽视了其服务作用，导致在从事行政行为时高高在上，指手画脚，而对下面学校遇到的实际问题则不闻不间，漠然处之。为改变这一局面，也需要对教育行政机构的工作加强管理。
教育行政机构的改革策略
党的十五大和八届人大政府工作报告中都明确提出，机构改革是今后一项十分重要的任务，必须大力推行和实施。教育行政机构是各级政府管理部门中的一个重要组成部分，自然属改革之列。如何正确地认识教育行政机构的改革，对于这一问题，我们可从以下三方面来考虑改革策略。
（1）必须根据现时代教育改革的需要来转变教育行政机构的职能，精简有关的机构。如：机构设置如何体现对中等及中等以下教育实行分级办学、分级管理的原则？如何有利于提高地方政府的办学积极性？如何进一步促进中小学的校长负责制？如何有利于对高校管理的自主权下放？等等。教育机构改革的重要前提是管理职能转换，该下放的坚决下放，不该管的坚决不去管，加强立法、调控、评估、服务等宏观性管理手段。只有这样考虑，才可能真正做到精简机构、精简人员，否则，机构反而会越简越庞杂。
（2）教育行政机构要根据学校工作的整体性来设置。现行的教育行政机构，在职能部门的设置上，大多与学校工作相对应，即设立相应的人事、教学、课程、师资、校办产业、总务后勤等。殊不知，这样做难免要出现政出多门、多头领导的局面。而学校的各项工作和教育活动是一个统一的有机整体，对学校各项工作和教育活动的行政管理，必须从其所属的不同层次的教育特点出发来统筹考虑。解决的办法，一是在教育机构中最好将有关职能部门适当综合统筹；二是坚决落实校长负责制，把有关的事权放给学校。
（3）教育行政机构应运用市场调节的手段，对教育资源包括人力资源、物质资源等进行适当调节。比如，可适当借用市场营销手段来调控教学仪器、教学设备、校舍、校产等资源；用公开招标方式来调控学校后勤、科研项目等工作；用市场拨款方式对教学、课程、校办产业等事项进行调配，等等。总之，管理方式和手段也应力求创新，为教育行政机构的改革打开新的思路。
5.学校行政组织机构建设
学校机构设置的原则
学校也是一级管理机构，要提高学校管理的效率，同样也应该认真研究学校的机构设置问题。对于中小学来说，设置校内的机构，可以考虑以下几条原则。
精简机构，讲求效率学校机构设置要精简干练，可设可不设的坚决不设。因事设人，而不是因人设事，这样才能提高管理的效率。集权与分权相结合给校长办学自主权，是为了加强对学校工作的统一领导，统一指挥，提高工作的效率，但是权力过于集中，又容易造成个人专断，产生官僚主义，妨碍集体智慧的发挥。为了妥善处理这一对矛盾，最好的办法是集权与分权相结合。贯彻这条原则，最重要的是实行岗位责任制，各部门的职责是什么，各级管理干部的职责是什么，一般工作人员的职责是什么，都要明确，上下左右各司其职，各负其责，主动处理自己职权范围内的事。当然，校长也应该有一定的民主管理意识。
分工协作各个机构之间，既要有明确的分工，又要积极协作，建立良好的横向关系。行政与工会之间，教导处与总务处之间，教研组与教研组之间，年级与年级之间，班与班之间，都需要互相支持，密切配合。从某种意义上说，协作比分工更重要。因为事业在发展变化，新情况、新问题不断出现，有些问题一时难以确定应由哪个机构管，或与好几个机构有关，这就特别需要协作精神。
信息联系渠道畅通学校工作的范围很广，包括教学工作、思想政治工作、总务工作、体育卫生工作、人事保卫工作、课外教育工作等。要对这些工作进行有效的管理，决策和指令必须准确、迅速地下达到执行人员；而执行情况和效果又能及时地反映上去，做到上情下达，下情上达，左右通气。为做到这一点，就需要在学校机构的设置上，结合考虑学校信息联系的特点以及信息联系的方式，同时要考虑如何有效地运用现代化的信息手段干学校管理之中。
因校制宜每所学校的性质、规模、师资队伍情况等都会有所不同，因此，机构设置要考虑到学校的具体情况，切莫盲目攀比，强求一律。如学校是否设政教处、校长办公室，可以根据各校自身的情况决定。
以上这些机构设置的原则，对学校管理工作具有极为重要的指导作用。
学校行政组织机构设置
学校行政组织机构是学校为了保证完成教育教学任务、维持学校正常运转而设立的一类组织。另外，学校为了监督、配合学校的各项活动又设立了非行政机构，这两类组织互相配合密切协作，保证了学校的正常良性运转。
学校行政组织机构主要包括以下几处：
(1)校长办公室。这是校长领导下处理日常校务的办事机构，其日常工作包括：对外联系、接待、文件收发、报表统计、信息反馈等。通常设主任和干事一二人。
(2)教导处。为学校教育教学的组织管理机构，负责领导各教研组、年级组的业务工作，同时兼管学校中与教学业务有关的科、室，如实验室、图书馆、文印室等。一般设主任、副主任若干人。
（3）教研组。为学校的基层教学活动单位之一，负有组织本学科教学、开展教学研究活动、提高教师教学业务能力等的责任。通常设组长１人。
（4）年级组。为同一年级的班主任和任课教师的集体组织，其任务是了解学生德、智、体等方面发展情况，协调班主任与各科教师的关系，组织本年级师生开展各项文体活动、社会活动等。
(5)政教处。为管理学生思想工作、组织学校各种德育活动的机构，对各年级组的德育工作的展开负有领导、管理和协调责任。通常设主任、副主任若干名。政教处并不是学校的常识机构，有很多学校就不设置这一机构，如不设置，它的日常工作由教导处负责。
（6）总务处。其职责是组织和管理学校的后勤工作，包括安排经费的使用、学校的基建、校舍的维修、账目的支出和报销等，同时兼管学校的食堂、宿舍、校办工厂等。一般设主任、副主任和办事员若干人。
在这六处中，教研组和年级组很多时候是并存的，这就出现了以谁为行政主体的问题，这要视学校情况而定。通常情况下，平行班级较多的学校宜以年级组为行政主体，当然也要兼顾到教研组的活动；而规模较小、平行班较少的学校，宜以教研组为行政实体，但也要不忘适宜地举行同年组的教师进行一些旨在了解学生思想和发展情况的活动，以便及早发现问题、解决问题。
6.学校非行政组织机构建设
学校非行政组织机构建设也很重要，通常设置下列几处：
党支部
一般规模较小的学校，不设党委而设党支部或党总支。党支部除着重抓好学校师生的政治思想工作外，还对学校的教学、人事、财务管理等工作负有监督和保证实施的作用，学校重大问题的决策也要听取他们的意见。
工会、教代会
多数学校设有工会组织和教代会组织，其性质属党政领导下的群众组织。它们是党政联系群众的桥梁，负有下情上达、向学校工作提出批评和建议、推动学校民主管理、依据有关教育法律或劳动法律维护教师的合法权益、组织教师开展休闲活动等责任。
共青团、学生会、少先队
前者由青年教师和符合年龄要求的中学生组成，参加者须具备一定条件。后者由学生构成，一般没有严格的加入要求。这三种组织均属党政领导下的群众组织。活动内容可涉及思想教育、教学、文体活动、社会活动等。
研究性团体
一些学校成立了有关的研究性组织，如教学研究会、专家协会等。这些组织对学校工作有着有益的促进作用，学校应给予有力支持。