一天的工作什么时候才算完成？对于很多公司来说，答案是“永远不会完”。甚至许多管理者手头也有一大堆要做的事情，总也不能在合理的时间离开办公桌，甚至要靠加班来完成。员工们总是每天都很忙，感觉付出的很多了，但最后得到的只有老板的责骂，身心疲惫不说，忙了一天，仍然一无所获。
出现这些状况，并不是表明大家工作不努力，而是说明大家没有掌握正确的工作方法，工作效率极其低下，而其中的大部分时间都被悄无声息地浪费掉了。
实际上，在我们的工作中，我们应该懂得合理地安排自己的时间，这样你在工作的时候才能更投入，才会使你的工作更有效率，让你的工作更加出色，让自己更容易得到他人，特别是上司的肯定。工作完成了，你也可以有一个充分的休息空间，调节一下疲惫的心情，以一个更好的工作状态投入下一轮的工作。
1．要事第一，正确的时间做正确的事
记住，工作不要随意进行，在进行之前，你必须考虑好最佳的处理时机。
“坐言起行”是说我们不能光想不做、光说不练，但在我们决定开始做一件事情时，又必须“三思而后行”，选择在正确的时间里做正确的事。
忙，几乎成了现代人生活的一种常态。以前大家见面，第一句话是“你吃了吗”，显得那么亲切、悠闲；现在人们一见面，最常说的是“最近忙什么呢”，显得那么平淡、紧张。家人、朋友找你，忙，成了最好的拒绝、推托的理由。
如果你上班的时候说“不忙”，又是什么结果呢？老板会以为你工作清闲，或者故意偷懒，不是给你加任务，让你忙不过来，就是彻底把你架空，让你闲得难受。如此看来，忙也不是，不忙更不是。
当然了，不同的工种存在着性质上的差异，必然有些相对清闲，有些相对繁忙。但是，在职场中，那些忙得心力交瘁、无暇他顾的人，真的忙到了手忙脚乱、四脚朝天的地步了吗？未必。与其唉声叹气地抱怨自己工作忙，不如考虑考虑那些“忙”真的那么有必要吗？
威利斯在一家大公司做高级主管，虽然自己一直非常拼命地工作，可一直没有能够在自己的岗位上做出令人满意的成绩来。为此，他郁闷不已。
这天，他和自己的父亲谈起这件事情。父亲就问他：“你觉得每天都很忙碌吗？”威利斯回答说：“是啊！父亲。”父亲继续问他：“你觉得，每天这么忙碌对你完成自己的工作是否有很大的帮助呢？”威利斯想了想，摇了摇头，说：“我一直希望能够如此，可是，虽然我一直都在忙碌，我觉得我的工作完成得并不出色。事实上，我发现不管自己多忙，永远做不完所有的工作。好像我的时间比别人的少一样。我都觉得自己有点做不来这个工作了。”
父亲说：“其实很早的时候，我就想告诉你了，你挺适合目前的工作岗位，不过不是你的时间不够用，而是你没有把握好时间。忙并不代表你的效率高，只有懂得在正确的时间做正确的事，你才会最有收获！”他拿起了笔，写下了如下几句话：划分不同的时间段；寻找最好的时机，在开始一项重要的工作前，让自己保持最佳状态；激发内心的热情；丰富自我，提高潜能发挥……然后，他把这张纸交给威利斯，对他说：“如果你按照这上面的去做，一定不会觉得时间不够用。”
那些到时间完不成工作的人，未必就是不负责任、态度懒散的人，相反，在这些人中，有一大部分人工作起来是相当勤勤恳恳的。他们之所以没有按时完成工作，是因为他们做事不分轻重缓急。他弄不清楚自己应该先做什么，后做什么，哪些可以不做，因此做起事来，往往一会儿做做这个，一会儿做做那个，一旦出现了“插件”，他就会放下手头的工作。结果，他总是有太多的事情要做，但什么都没做成，于是主要任务只能拖延下来了。
工作需要章法，需要分清轻重缓急，绝对不能“眉毛胡子一把抓”，逮着什么干什么。这样你才能把事情做得有节奏、有条理，避免耽搁重要的事情。
你应该学会安排你的工作时间，并且遵守这个时间，以确保它们顺利地进行。
一定不要没有想清楚，就贸然地开始，否则只能浪费时间，丧失机会，搅乱其他工作。
有一个基本的工作原则，就是把最重要的事情放在第一位。那些工作效率最高的人，不会对那些重要的事情无动于衷。
你可以像效率专家艾维·李给利恒钢铁公司总裁理查斯·舒瓦普的建议那样：把你明天必须要做的最重要的工作记下来，按重要程度编上号码。最重要的排在首位，依次类推。早上一上班，马上从第一项工作做起，一直做到完成为止。然后用同样的方法对待第二项工作、第三项工作……直到你下班为止。
懂得安排工作的人，会按照这样的优先顺序展开工作，将要事摆在第一位。只是很多时候，我们犯了一个错误，就是把紧迫的事情当作最重要的事情，因此才会让我们手足无措，不能在正确的时间做正确的事。
事情紧急，只是说明它应该立即处理，比如当你忙着赶稿子的时候，电话响了，你必须停下来去接电话。类似的这种工作，尽管会带给我们压力，但往往是不重要的。如果你把大把大把的时间都用在了这种事情上，你一定会像一个陀螺一样，虽然忙个不停，却又晕头转向。根据“二八法则”，你应该把80%的时间都用在能带来最高回报的重要事情上。它们也许并不紧急，但决定着你的工作业绩。
只有养成做要事的习惯，把时间投入到那些最有价值的工作中，才能给那些重要的事情留足时间，而不至于被无限期拖延。这样一来，工作就不会变成一场看不到头、永远也赢不了的长跑，反而是一个可以给你带来丰厚收益的竞赛。
2．第一次就要把事情做对
“第一次就把事情做对”是着名管理学家克劳士比“零缺陷”理论的精髓之一。这是一种追求精益求精的工作态度。有一些人做事的时候不精益求精，只求差不多就行。尽管从表面上看，他们也很努力、很敬业，也能够完成工作，但结果总是不能令人满意。因为他们没有第一次就把工作做到位，不是留下尾巴，就是造成浪费，这对个人和公司都没有好处。
对于生产类企业来说，没有第一次就把工作做好，出现了残次品，可以拿回生产线上返工、返修，但有时候，你不一定有下次机会。
有人对这个概念表示疑惑，怎么可能第一次就把事情做对呢？就算我们是神仙，也难免会犯错，再说了，不是允许出现合理的误差，允许一定比例的不合格品吗？如果你对全面质量管理和准时化生产有一点了解，你就会知道，第一次就把事情做对，不仅不是痴人说梦、天方夜谭，而是绝对可以做得到的事情。
有一位企业家，他的工厂总是完不成生产计划，总是无法按期发货，甚至有时候，为了赶工期，工厂不得不招进来几百名临时工，可就算是这样，生产进度还是赶不上订单，他因此苦恼不堪。
这是一家现代化的大工厂，有七八条装配线，在每条装配线的尽头都设置了检查站，一旦产品出现问题，就被送到返工区。在那里，由最有经验的工人负责返工工作。
从表面上看，他找不出任何问题。后来有人给他提了个建议，那就是取消返工区，还说只要做了这件事情，就可以解决所有的问题。
企业家一听就叫道：“那怎么可能！出现残次品怎么办？你不知道，我们需要返工的产品占了全部产品的30%还多！”
那个人接着说：“你听我说完。首先，你要关闭返工区，把那些最优秀的员工放回生产线上去，让他们当指导员和培训员。第二，在生产线尽头摆上三张桌子，让你们的质量工程师、设计工程师和专业工程师各管一张，将出现的缺陷按‘供应商的问题’、‘设计的问题’以及‘生产过程中产生的问题’
分类。第三，把那些有问题的机器彻底修好。第四，必须建立‘零缺陷’的工作标准。”
老板一脸疑惑，但还是照办了。几星期之后，他们又能按期生产了。他们还在车间立了一个电子图板，上面显示着无故障、无缺陷产品的天数。随着时间的推移，这个数字越来越大，甚至连他们自己都不相信。他们学会了一个检查新产品的好方法：工人一边装配，一边解决出现的问题。
后来，他们的产品占领了最大的市场份额，还兼并了7家工厂，而且无一例外都做到了这一点。即使是那些只有小学文化水平的工人，也都做到了“没有返工区”，每家工厂的利润都翻了10番以上。
在整条流水线上，所有的零部件都是生产出来之后，就马上送到下一环节，根本没有库存，因此不管是哪一个环节出了问题，都很可能导致全线停产。如果100%做到第一次就把事情做对，每一道工序都准确无误地完成，不仅能够保证生产不断线，还能够避免大量的时间、精力和资源上的浪费，保证生产效率，效率和质量有了保证，自然利润也就有了实现的基础。可以说，第一次就把事情做对，对企业来说，是最省钱的经营之道。
这个道理，对于个人来说也是一样。第一次没把事情做对，于是返回头来忙着改错，改错中又很容易忙出新的错误，结果往往陷入恶性循环，死结越缠越紧。这些错误，不仅让自己越忙越乱，有时候还会连累其他人跟着你忙，造成巨大的人力和物资损失。
邻居要在客厅里挂一幅画，请朋友来帮忙。正当他把画在墙上扶好，准备砸钉子的时候，朋友开口了：“这样不好，最好钉两个木块。”
他遵从朋友的意见，找来两块木块，正要钉，朋友又说：“木块有点大，得锯掉点。”
他找来了锯子，还没锯两下，朋友就说：“你这锯子太钝了，怎么也不锉一锉呢！”于是，他找来锉刀，却发现锉刀没有柄，用起来太费劲了，就找了一把斧子去砍树做柄。
正要砍树，他又发现那把斧子锈迹斑斑，心想一定不会锋利。于是，他找来磨刀石准备磨斧子。可问题又来了，得找个东西固定磨刀石。为此，他跑到木匠家，去找一些固定磨刀石的木条。没想到木匠正巧不在家。
太阳快落山的时候，他从很远的一家五金商店，借来了一把电锯。到家的时候，天已经黑了。他叹了口气：明天再弄吧！
我们总说“磨刀不误砍柴工”，但如果你磨了一天的刀，就没有了“砍柴”的时间，把最重要的事情给耽搁了。
要把事情做对，需要多少次？是四次？还是三次？最好的又是几次？当然是一次！返工等于无功，它会抹杀以前所有的辛劳和付出，与其等着出现问题的时候回过头来返工，为什么不一开始的时候就准备好一切，第一次就把事情做好呢？
正如克劳士比说的那样：第一次就把事情做好不是要一生下来就把事情做得完美，也许要经过很多挫折和失败才能达到这一步，但追求“第一次就做好”，才是节约时间、高效利用时间的好办法。
3．向一分钟要效率
有一个关于一分钟效率的笑话：
甲公司从事商品批发业，一向以高效率自居！有一天，甲公司向乙公司租用一台新型复印机，要求乙公司每三个月派人免费为复印机进行例常维修。很快，三个月过去了，维修员按照约定到了甲公司。
公司老板不在，一向看不起维修人员的副总高声说：“我们今天很忙，需要复印的文件很多，你手脚快一点。多久可以搞定？”“一小时吧！”
“什么？一小时！提高你的工作效率！”“四十五分钟如何？”
“再快一点！”“半小时如何？”
“再快一点！”“再快一点？嗯，可以！一分钟如何？我什么都不用做，你直接在我的维修单据上签个名就好了！”
维修员撕下维修单据，拍拍屁股，转身要离去。
门口突然多了一个胖子：“等一下！你的工作效率也太高了吧。”
“你是？”“我是老板！”
“先生，不是我的效率高，是你们副总写字的效率太高了！”
当然了，这只是一个笑话，现实中的维修工们还是很负责任的，也没有哪家公司会这么轻率地对待工作。我们说的向一分钟要效率，可不是这个意思。
而是说，哪怕只有一分钟的时间，也要充分利用起来。
在工作中，一分钟，对大家来说，简直就是无足轻重的，不要说一分钟，有时即使是十分钟、半个小时，也会在他们轻松的闲聊中被打发掉。然而，那些浪费时间的人，恐怕到老也不会明白，之所以自己一辈子都如此平庸，就是因为浪费掉了大把的宝贵时间。而那些被浪费掉了的时间，足够他们表现自己、发展自己。