月末处理是指在将本月所发生的经济业务全部登记入账后所要做的工作，主要包括计提、分摊、结转、对账和结账。期末会计业务与日常业务相比较，数量不多，但业务种类繁杂且时间紧迫。在手工会计工作中，每到会计期末，会计人员的工作非常繁忙。而在计算机处理下，由于各会计期间的许多期末业务具有较强的规律性，由计算机来处理这些有规律的业务，不但节省会计人员的工作量，也可以加强财务核算的规范性。
4.7.1 定义转账凭证
转账分为外部转账和内部转账。外部转账是指将其他专项核算子系统生成的凭证转入总账系统中；内部转账是指在总账系统内部把某个或某几个会计科目中的余额或本期发生额结转到一个或多个会计科目中。
第一次使用总账系统，应先进行“转账定义”，即设置自动转账分录。定义完转账分录后，在以后各月只需调用“转账生成”功能，即可快速生成转账凭证。但当某转账凭证的转账公式有变化时，需先在“转账定义”中修改转账凭证内容，然后再转账。
设置自动转账分录就是将凭证的摘要、会计科目、借贷方向以及金额计算方法存入计算机中的过程。包括增加、删除、修改分录或对自动转账分录进行查询打印。如何设计金额的计算公式是自动转账的关键。
自动转账分录可分为两类：第一类为独立自动转账分录，其金额的大小与本月发生的任何经济业务无关；第二类为相关自动转账分录，其金额的大小与本月发生的业务有关。
“转账定义”功能提供七种转账功能的定义：自动转账定义、对应转账设置、销售成本结转设置、售价（计划价）销售成本结转、汇兑损益结转设置、期间损益结转设置、自定义比例转账。
1.自定义转账设置
由于各个企业情况不同，各种计算方法也不尽相同，特别是对各类成本费用分摊结转方式的差异，必然会造成各个企业这类转账的不同。为适应各个企业不同转账的需要，用户可以自行定义自动转账凭证。
设置转账分录时，首先设置转账分录的基本内容，如凭证的摘要、会计科目和借贷方向等。
系统在生成自动转账凭证之前，要求将以前的经济业务全部登记入账，方可采用自定义转账分录生成机制凭证。
例4.27 根据以下资料设置自动转账分录。
计提短期借款利息（年利率8%）。
借：财务费用（5503）取对方科目计算结果
贷：预提费用（2191）2101科目的贷方期末余额*8%÷12
输入转账目录条件。
操作步骤：
1）单击“期末”—“转账定义”—“自定义转账”，进入“自定义转账设置”窗口。
2）单击工具栏上的“增加”按钮，打开“转账目录”对话框，可定义一张转账凭证。
3）依次输入转账序号、转账说明和凭证类别。
4）单击“确定”按钮，返回，继续定义转账凭证分录信息。
“提示”
转账序号是该张转账凭证的代号，不是凭证号。转账凭证的凭证号在每月转账时自动产生。一张转账凭证对应一个转账编号，转账编号可任意定义，但只能输入数字1～9，字母a～z A～Z，不能重号。
（1）定义借方转账分录信息。
操作步骤：
1）在“科目编码”文本框中输入“5503”，在“方向”下拉列表框中选择“借”；
2）移动下方滚动条至“金额公式”文本框。
“提示”
1）转账科目可以为非末级科目；部门可为空，表示所有部门。
2）若输入的是非末级科目，可先按非末级科目设定义转账分录，然后再选择需结转的明细科目，系统会自动复制明细科目转账分录。
3）如果使用应收、应付系统，则在总账系统中，不能按客户、供应商辅助项进行结转，只能按科目总数进行结转。
（2）直接输入金额公式。金额公式是指今后让系统自动生成转账凭证时，发生额的数据来源取数公式。输入金额公式有两种方法：一是直接选择计算公式；二是引导方式输入公式。
如果公式的表达式明确，可直接输入公式。
操作步骤：
在“自定义转账设置”窗口中，双击要输入的“金额公式”文本框，直接输入公式：JG（）。
（3）引导方式输入公式。输入公式时，如果公式的表达式不太明确，可采用向导方式输入金额公式。
操作步骤：
1）在“自动转账设置”窗口中，单击工具栏“增行”按钮，依次输入摘要、科目编码和方向等内容。
2）双击“金额公式”文本框，打开“公式向导”对话框。
3）拖动左边上下滚动条，选择“期末余额QM（）”。
4）单击“下一步”按钮，打开“公式向导”对话框。
5）在“科目”文本框中输入“2101”；选择期间为“月”；方向为空；单击“按默认值取数”单选按钮；选中“继续输入公式”复选框后；单击运算号“*（乘）”单选按钮。
6）单击“下一步”按钮，在“公式名称”框中，拖动上下滚动条，选择“常数”。
7）单击“下一步”按钮，在“常数”文本框中输入“0.08”。选中“继续输入公式”复选框，单击运算符“/（除）”单选按钮。
8）输入常数“12”后，单击“完成”按钮，得到公式：QM（2101，月）*0.08÷12.
9）单击“保存”按钮，自定义转账公式设置成功。
“提示”
在函数公式中，选择期初、期末时，方向一般为空，避免由于出现反向余额时发生取数错误。
2.对应转账设置
对应结转就是对两个科目进行一一对应结转。对应结转的科目可为非末级科目，但其下级科目的科目结构必须一致（相同明细科目），如有辅助核算，则两个科目的辅助账类也必须一一对应。
例4.28 根据以下资料设置对应转账分录。
（1）结转进项税额：
借：应交税金/应交增值税/未交增值税（21710110）
贷：应交税金/应交增值税/进项税额（21710101）
（2）结转销项税额：
借：应交税金/应交增值税/销项税额（21710115）
贷：应交税金/应交增值税/未交增值税（21710110）
操作步骤：
1）单击“期末”—“转账定义”—“对应结转”，进入“对应结转设置”窗口。
2）输入“编号”为“001”。
3）在“凭证类别”下拉列表框中选择“转账凭证”。
4）输入“摘要”为“结转进项税额”。
5）在“转出科目编码”框中选择“21710101”。
6）单击工具栏上的“增行”按钮。
7）在“转入科目编码”框中选择“21710110”。
8）输入“结转系数”为“1.00”。
9）单击“保存”按钮。继续定义其他对应结转分录。
“提示”
（1）一张凭证可定义多行，转出科目及辅助项必须一致，转入科目及辅助项可不相同。
（2）转出科目与转入科目必须有相同的科目结构，但转出辅助项与转入辅助项可不相同。
（3）辅助项可根据科目性质进行参照，若转出科目有复合账类，系统弹出辅助项输入窗，如该科目为部门项目辅助账类，要求输入结转的项目和部门，输入完毕后，系统用逗号分隔显示在表格中。
（4）同一编号的凭证类别必须相同。
（5）自动生成转账凭证时，如果同一凭证转入科目有多个，并且，若同一凭证的结转系数之和为1，则最后一笔结转金额为转出科目余额减当前凭证已转出的余额。
3.销售成本结转设置
销售成本结转是指将月末商品（或产成品）销售数量乘以库存商品（或产成品）的平均单价计算各类商品销售成本并进行结转。
在总账系统中，建立会计科目时，如果库存商品、主营业务收入和主营业务成本等科目下的所有明细科目都有数量核算，且这三个科目的下级科目的结构均一一对应，输入完成后，系统自动计算出所有商品的销售成本。其中：
数量=商品销售收入科目下某商品的贷方数量
单价=库存商品科目下某商品的月末金额/月末数量
金额=数量×单价
“提示”
（1）库存商品科目、销售收入科目、销售成本科目可以有部门、项目核算，但不能有往来核算。
（2）当库存商品科目的期末数量余额小于商品销售收入科目的贷方数量发生额，若不希望结转后造成库存商品科目余额为负数，可选择按库存商品科目的期末数量余额结转。
4.期间损益结转设置
期间损益结转主要用于在一个会计期间终了将损益类科目的余额结转到本年利润科目中，从而及时反映企业利润的盈亏情况。它主要是对于管理费用、销售费用、财务费用、销售收入、营业外收支等科目的结转。
例4.29 根据资料设置期间损益分录。
操作步骤：
（1）单击“期末”—“转账定义”—“期间损益”，打开“期间损益结转设置”对话框。
（2）在“凭证类别”下拉列表框中选择“转账凭证”。
（3）选择“本年利润科目”为“3131”。
（4）单击“确定”按钮，设置完毕，退出。
“提示”
（1）每个损益类科目的期末余额将结转到与其同一行的本年利润科目中去。
（2）若损益科目与本年利润科目都有辅助核算，则辅助账类必须相同。
（3）本年利润科目必须为末级科目，且为本年利润入账科目的下级科目。
4.7.2 生成转账凭证
在定义完转账分录后，每月月末只需单击该功能，即可由计算机自动生成转账凭证，在此生成的转账凭证，需经审核、记账后才真正完成结转工作。
由于转账是按照已记账的数据进行计算的，所以在进行月末转账工作之前，请先将所有未记账凭证记账，否则，生成的转账凭证数据可能有误。特别是对于一组相关转账分录，必须按顺序依次进行转账生成、审核、记账。
如果使用了应收、应付系统，那么，总账系统中，不能按客户、供应商进行结转。
1.自定义转账生成
自定义转账凭证是企业根据自身业务需要所采用的转账方式，因此，在生成凭证时必须注意业务发生的先后次序，否则计算金额时就会发生差错，特别是相关自动转账分录。
转账定义完成后，每月月末只需单击转账生成功能即可快速生成转账凭证，在此生成的转账凭证将自动追加到未记账凭证中去。
独立自动转账分录可以在任何时候用于填制机制凭证，通常一个独立自动转账分录每月只使用一次。
相关自动转账分录只能在某些相关的经济业务入账后使用，否则计算金额时就会发生差错。
按照合理的先后次序逐一填制机制凭证，自动转账凭证可以单独编号。
在产生机制凭证时，自动转账分录中的摘要、借贷标志、会计科目直接作为凭证的内容存入凭证临时文件；同时，计算机根据金额计算公式自动计算结果存入机制凭证的金额栏。转账凭证生成后，并未记账。
同一张转账凭证，年度内可根据需要多次生成，但每月一般只需结转一次。
例4.30 根据已设置转账分录生成自动转账凭证。
操作步骤：
（1）单击“期末”—“转账生成”，打开“转账生成”对话框，单击“自定义转账”单选按钮。
（2）单击“全选”按钮，自定义转账分录一览表变为黄色，“是否结转”出现“Y”。
（3）单击“确定”按钮，即可生成凭证。
（4）单击工具栏上的“保存”按钮，系统自动将当前凭证追加到未记账凭证中。
“提示”
（1）若转账科目有辅助核算，但未定义具体的转账辅助项，则应选择按所有辅助项结转还是按有发生的辅助项结转。
（2）按所有辅助项结转：转账科目的每一个辅助项生成一笔分录，如有10个部门，则生成10笔分录，每个部门生成一笔转账分录。
（3）按有发生的辅助项结转：按转账科目下每一个有发生的辅助项生成一笔分录。如有10个部门，其中转账科目下有5个部门有余额，则生成5笔分录，每个有余额的部门生成一笔转账分录。
（4）转账生成之前，注意转账月份应为当前会计月份。
（5）生成的转账凭证，仍需审核、才能记账。
（6）转账凭证每月只生成一次。
2.对应结转生成
生成对应结转凭证的操作与自定义转账生成的操作基本相同。结转时应视实际情况按照合理的先后次序逐一生成。
3.销售成本结转生成
生成销售成本结转凭证的操作与自定义转账生成的操作基本相同。
4.期间损益结转生成
生成期间损益结转凭证的操作与自定义转账生成的操作基本相同。期间损益结转既可以按科目分别结转，也可以按损益类型结转，又可以按全部结转，结转方式应视实际情况而定。生成期间损益结转凭证之前，应先将所有未记账凭证审核记账，否则，生成的凭证数据可能有误。
操作步骤：
（1）在“转账生成”对话框中，单击“期间损益结转”单选按钮。
（2）在“类型”下拉列表框中选择“全部”选项。
（3）单击“全选”按钮，期间损益转账分录一览表变为黄色，“是否结转”出现“Y”。
（4）单击“确定”按钮，即可生成凭证。
（5）单击工具栏上的“保存”按钮，系统自动将当前凭证追加到未记账凭证中。
“提示”
（1）损益科目结转表中将列出所有损益科目，若某损益科目参与期间损益的结转，则应填写相应的本年利润科目。
（2）损益科目结转表的每一行中的损益科目的期末余额将转到该行的本年利润科目中去。
（3）损益科目结转表中的本年利润科目必须为末级科目，且为本年利润入账科目的下级科目。
4.7.3 月末结账
每月月底都需要进行结账处理，结账实际上就是计算和结转各账簿的本期发生额和期末余额，并终止本期的账务处理工作。
在计算机方式下，结账工作与手工相比简单得多，结账是一种成批数据处理，每月只结账一次，主要是对当月日常处理的限制和对下月账簿的初始化，由计算机自动完成。
1.结账操作
利用计算机进行会计处理也要有结账过程，以符合会计制度的要求。因此，系统提供了“结账”功能，结账只能每月进行一次。
例4.28 对2006年12月进行结账。
操作步骤：
（1）单击“期末”—“结账”，打开“结账—开始结账”对话框。
（2）单击要结账的月份，例如“2006.12”。
（3）单击“下一步”按钮，打开“结账—核对账簿”对话框。
（4）单击“对账”按钮，系统对要结账的月份进行账账核对。
（5）对账完毕后，单击“下一步”按钮，打开“结账—月度工作报告”对话框。
（6）若需打印，单击“打印月度工作报告”按钮即可打印。
（7）单击“下一步”按钮，打开“结账—完成结账”对话框。
（8）单击“结账”按钮，若符合结账要求，系统将进行结账，否则不予结账。
“提示”
（1）结账前，要进行数据备份。
（2）进入“结账向导四”完成结账时，如果提示“未通过检查不能结账”时，可单击“上一步”。
（3）按钮，查看月度工作报告，仔细查找原因。
2.反结账
结账后，如果出现由于非法操作或计算机病毒等原因造成数据被破坏的情况，可使用反结账功能，取消结账。
在“结账—开始结账”对话框中，选择要反结账的月份，按“Ctrl+Shift+F6”键即可取消结账。
“提示”
（1）反结账操作只能由账套主管执行。
（2）本月工资分摊、计提凭证传输到总账系统，如果总账系统已制单并记账，需做红字冲销凭证后，才能反结账；如果总账系统未做任何操作，只需删除此凭证即可。
（3）如果凭证已经由出纳签字/主管签字，需取消出纳签字/主管签字，并删除该张凭证后，才能反结账。
思考题
1.账务处理系统的特点有哪些？
2.账务处理系统的基本操作过程主要包括哪些内容？
3.设置会计科目主要包括哪些基本内容？
4.输入科目编码时必须遵循哪些原则？
5.如何输入初期余额？
6.记账凭证的有哪些主要内容应如何填制？
7.何谓错误凭证的“无痕迹”修改？
8.何谓错误凭证的“有痕迹”修改？
9.记账的过程及应注意的事项有哪些？
10.如何完成银行对账？