书城励志办公室丛林法则:16条金科玉律让你畅游职场
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第14章 执行有方法,对“穷忙”喊停

办公室里的生存哲学不是只要老实做事就可以了,很可能你勤奋踏实如老黄牛一般,却得不到领导的赏识,这是为什么呢?

所有的公司都是以效益为先,即使你努力了,但不一定有好的结果。好多人都是典型的“穷忙一族”,整天忙忙碌碌的,却没有多少效率。

也许有人会说,每天都有无数的事情等着我去处理,而且还有许多事情看起来非常紧急,比如响个不停的业务电话、半小时后的某个会议,给某个客户的答复等等,似乎“穷忙”是必须的也是可以理解的。但是实际情况并非如此。我们每天所做的工作中,只有约20%是重要的,抛开那些无足轻重的80%的工作。

如果你要成为一个高效能的执行者,就必须明白这样一个道理:方法比努力更重要,一旦方法对路,你才能从“看起来很忙,但没什么效率”的境况中走出来。

有一位经理人去拜访卡耐基。他看到卡耐基那张干净整洁的办公桌感到很惊讶,于是问道:“卡耐基先生,你没处理的信件放到哪儿了呢?”

卡耐基微笑着说:“都处理完了。”

“那您今天的事情也处理完了吗?”经理追问道。

“是的,所有的事情都处理完毕。”卡耐基回答。

望着那位经理惊讶的表情,卡耐基解释说:“原因很简单。我知道我所需要处理的事情很多,但我的精力有限,一次只能处理一件事情,于是我就按照所要处理的事情的重要性,列一个顺序表,然后就一件一件地处理。结果,全做完了。”说到这儿,卡耐基双手一摊,耸了耸肩膀。

这位经理从卡耐基那儿学到了高效率做事的办法。在许多情况下,“穷忙”的真正原因不是工作太多,往往是你缺乏计划、没有系统。那些习惯于毫无工作计划的人,总是被一些计划之外的事务缠身,而延误了该做的事情,或者无法将该做的事情做好,如果你有一个很好的计划,工作起来就会有条不紊。

美国总统罗斯福是一个非常有计划性的人,他总是把自己要做的事情记下来,按照重要程度决定优先次序,然后排定日程表,每日按日程表行事。从他的办公日程表可以看出,从上午9点钟与夫人在白宫的草坪上散步起,到晚上招待客人吃饭为止,整整一天都是事先安排好的,等到该睡觉的时候,他可以丢掉一切的忧虑和思考,因为该做的事情都已经完成,就可以放心去睡觉了。

要想做事不忙乱,还有一个方法就是要营造干净整洁的工作环境。有些人整天忙得晕头转向,需要的每一样东西都好象故意和自己作对,需要它们的时候总是找不到,其实这都是源于没有养成一个良好的办公习惯,以致于办公室杂乱无章,降低了工作效率。环视你的办公室,看看哪里是造成混乱的根源。它可能是一条乱拉的电话线,也可能是一个放在过道上的盒子,或是办公桌上一台已经损坏了的设备。将用不着的东西清理出去,还自己一个干净整洁的环境。这样做不仅会赢得领导的信赖,还会拥有平和积极的工作态度,工作也会变得有条不紊,充满乐趣。

也许有人会说,我当然希望以最少的时间、最少的资源、最对头的方法来解决问题,以达到高效的目的,但是,有时领导安排的工作过多,叫人不得不忙,怎么办?

首先,如果你的领导分派了过多的工作,通常表明他对你的工作表现比较满意,也非常器重你。即使他不怎么看重你个人,但至少是把你作为一位完美的执行者来对待。不断给你的工作加码的上级是不会想到要找其他人来取代你的。

但是,这种工作压力日益加重,使你疲于应付,又是十分危险的。如果你任劳任怨、忙个不停,领导也就不会知道你所承担的重负,那他会给你更多的工作。然后,当你实在难以应付时,他就会感到恼怒,因为你接受自己无力完成的工作就等于告诉他你不守诺言。

所以,你必须得让领导注意到执行的过程。不过,与其向他抱怨,不如试试更积极的方法。告诉他你想弄清楚他心目中什么事情最重要,以便优先给予考虑。请他列出或说明他要求予以重点考虑的事情,你就可以分清轻重缓急、更好地安排工作了。

在大多数情况下,这种办法只有在不挑剔、不抱怨的前提下,向领导提出工作中的困难才会奏效。实际上,这种做法再次肯定了你对领导的忠诚和为他服务的愿望,因为这表明你关心着并尽力满足他的要求。

假如领导并没有领悟到你的暗示,那你就应该直截了当一些,具体一些了。比方说,当他给了你一项任务之后,很快又派你去做另一项工作的时候,你就去向他请示哪项工作更为重要,并从相对重要的工作着手。假如你没能完成那项比较次要的任务,那么至少你知道这是次要的,起码领导也知道你事先作了询问。最终他将了解情况,而且会认识到你工作速度太慢或效率不高的责任在他而不在你,并采取相应的措施予以补救。

总之,工作忙乱很少会产生令人满意的结果,所以,要保持清楚的头脑,分清轻重缓急,找到正确的做事方法尤为关键。

在办公室中,应变是一门很有讲究的学问,是一种道术、智术和谋术。成功的应变者在遇到紧急事、突发事、意外事、危险事等千钧一发的紧要关口,懂得运用智慧,以变应变、以变制变、以百变应万变,使自己永远处于主动地位,驾驭事态发展,以实现既定目标。善于见机行事,处世变通,是一个人情商水平的重要表现。