星期六的上午，艾米莉说：“要想成为真正的管理者，就要拥有成功管理者的高效率，可是成功管理者的高效率魅力究竟是什么呢？”于是，她讲了她上过的一堂管理课。
在一次上管理课时，老师在桌子上放了一个空罐子。然后从桌子下面拿出一些正好可以从罐口放进罐子里的鹅卵石。
当老师把石块放完后问他的学生：“你们说这罐子是不是满的？”
“是！”所有的学生异口同声地回答。
“真的吗？”老师笑着问。然后又从桌底下拿出一袋碎石子，把碎石子从罐口倒下去，摇一摇又加了一些，直至装不进了为止。
他再问学生：“你们说，这罐子现在是不是满的？”这次他的学生不敢回答得太快。
最后班上有位学生小声回答道：“也许没满。”
“很好！”老师说完后，又从桌下拿出一袋沙子，慢慢地倒进罐子里。
倒完后再问班上的学生：“现在你们再告诉我，这个罐子是满的呢？还是没满？”
“没有满。”这下全班同学都学乖了，大家很有信心地回答。
“好极了！”老师再一次称赞了这些“孺子可教”的学生们。称赞完后，老师从桌底下拿出一大瓶水，把水倒在看起来已经被鹅卵石、小碎石、沙子填满了的罐子中。当这些事都做完之后，老师正色问他班上的同学：“你们从上面这些事情中得到了哪些重要的启示？”
班上一阵沉默，一位聪明的学生回答说：“无论我们的工作多忙、行程排得多满，如果要挤一下还是可以多做些事的。”
老师听到这样的回答点了点头，微笑着说：“答得不错，但并不是我要告诉你们的重要信息。”说到这里老师故意停住，用眼睛扫了全班同学——遍后说：“我想告诉各位的最重要的信息是，如果你不先将大的‘鹅卵石’放进罐子里去，也许你以后就永远都没有机会再把它们放进去了。”
古人云：“事有先后，用有缓急。”分清事情的轻重缓急，不但做起事来井井有条，完成后的效果也是不同凡响的。次序处理好了，不但能够节约时间、提高办公效率，最重要的是能给自己减少许多麻烦。
凡事都有轻重缓急，重要性最高的事情应该优先处理，而不应将其和重要性最低的事情混为一谈。对于那些零零散散的事务，我们可以先把它们按照“急重轻缓”的顺序整理好再着手处理。工作中常会遇到千头万绪、问题繁多的情况，这时就需要我们把问题的轻重缓急分清，然后找到其中最迫切需要解决的问题，并集中力量解决它。
做事情分不清轻重缓急是一种对时间无谓的浪费，它常常把辛勤劳动的成果弄得乱七八糟，它如同包裹在美丽蝴蝶身上的那一层难看的蛹衣，会掩盖住你出色的工作能力。
“让我们总结一下做事注重轻重缓急的几个关键点吧。”罗伊倡议道。于是，几个好朋友在集子上写下了如下论点。
1.每天完成预定目标
没有明确目标就没有做事标准，没有明确的目标就没有动力，有了目标，才有了奋斗的方向，才会有为之奋斗的计划。没有明确的目标，只能是徒然分散了精力，浪费了光阴，到最后追悔莫及时还不知何故，还会慨叹：自己终日忙碌，为何命运如此地待己不公？
一个人做事情既要有大目标，也要有小目标，因为万丈高楼平地起，我们还必须有小的月标才能一步步走向成功。小的目标同样很重要，它能使你看到奋斗的希望，从而强化你的自信心。
很多人在制订目标时，不注意建立小的目标，他们只树立了长远目标。可随着岁月的流逝，看到实现目标的希望越来越渺茫，于是他们便放弃了自己制订的目标。这样的人往往做不成什么事。所以，在你事业的起点，懂得确立每一个小的目标，这是极其重要的。
2.集中精力，各个突破
高效工作是集中精力“钻透”工作的结果。任何人，若不训练自己具备集中精力的好习惯，那么以后就不会成就什么事业。一个人最大的损失，是把他的精力没有意义地分散到多方面的事情上。一个人的能力十分有限，若要样样都精，很难办到。你若想成就一番事业，请牢记这条定律。
无论是谁，若能善于利用精力，不将它分散到毫无用处的事情上去，他就有成功的希望，但是有许多人东学一点、西碰一下，因此白白忙碌了一生，什么事也没有做成。小蚂蚁是你最好的榜样，它驮着一颗米粒，东碰西撞地前进，一路上不知碰到多少次墙壁、翻过多少个跟斗，才好不容易到达洞口。它给我们的启发是：“只有不断地朝着一个目标努力，才能得到好的结果。”
聪明的人了解只有倾注全部精力在一件事上，才能达到目标；聪明的人还善于利用他那不屈不挠的意志和持续不断的恒心，去争取生存竞争的胜利。
3.简化带来高效率
效率往往就是从简化开始的。把事情化繁为简的一个关键是抓住事物的主要矛盾。请永远要记住杂乱无章是一种必须祛除的坏习惯。
在工作中，有这样两种类型的人：一种人是善于把复杂的事物简单化，办事又快又好；另一种人是把简单的事物复杂化，使事情越办越槽。当我们让事情保持简单的时候，工作显然会轻松很多。不幸的是，倘若人们需要在简单的做事方法和复杂的做事方法之间进行选择，我们中的大部分人都会不自觉地选择那个复杂的方法。如果没有什么复杂的方法可以利用的话，那么有些人甚至会花时间去发明出来。这也许看起来很荒谬，但真有不少这样的事。很多勤奋的人就在做这样的事。
我们没有必要把自己的工作变得更复杂。爱因斯坦说：“每件事情都应该尽可能地简单，如果不能更简单的话。”把事情化繁为简的一个关键是抓住事物的主要矛盾。你必须善于在纷纭复杂的事物中，抓住主要环节不放，“快刀斩乱麻”，使复杂的状况变得有脉络可循，从而使问题易于得到解决。