现今的公司里，充满了电子设备。各类机器都是工具，使用得当，便能缩短你的工作时间，带给你更多可利用的时间。
把这些机器看作是能使你更有效地完成工作的重要工具。
高莉是一家大公司的经理助理。上个月她的上司把全部财会工作都交给她去做。高莉只好把全部系统都学习一遍，并把它们运用到所有财会工作上。
为了简便易行，她替每个系统取了一个不相同的名字，并利用通俗易懂的语言，帮助自己了解该系统作用的功能。例如，她称之为“多面手”的系统，包括了所以与顾客签定的合同和协议。“多利”是包括所有给顾客开出的发票。而“查利”则是涵盖顾客欠公司的款项。高莉依靠“多面手”、“多利”和“查利”，把工作做得有条有理，节省不少时间、精力和金钱。
今电话簿的妙用
每周你分别与二十五个人通电话。你不能记住所有的电话号码，这样，就要花时间在大本电话簿上查找。一天结束了，你把大量时间都耗费在查询这些号码上了。
解决方法：
自己准备一本电话簿，按字母顺序，把最常用的电话号码写在上面，将浪费的时间减少到最低程度。有位会计在十五年前初次工作时，就准备了一本个人电话簿。他晋升到另一家公司后，仍然随身携带着这个本子。如今，他在他的第五个工作岗位上，还在利用那个本子，很巧妙地与所有熟人保持联系。这本子记有通话者的职务、工作部门及相关的重要细节等等。
另一位时间高手则是利用他的手册，他在手册的散页上列出二十五个较常联系的人名、住址和电话号码，这些名单中包括他的客户、同事及每天必须与之打交道的人。
发挥电脑的作用
半年前，汤华购置了一部个人用的电脑，帮助他处理培训部门的大批文件。但他丝毫没有减少自己的工作，或者说，他的电脑上面都积满了灰尘。
解决方法：
首先，汤华决定列出购买这部电脑的各种原因。他发现以下几方面，他可以利用电脑，帮助他将工作做得更好：
（1）修定：起草和储存文件。
（2）设计：记录和分析调查（情况）。
（3）指令追踪。
（4）成本利润核算。
（5）研究。
当电脑在你的办公室或公司中被当作重要工作使用时，就能节省你大量的时间、金钱和精力。电脑买来是为了实用的，而且要靠你使用这个工具，帮助你增进工作效率。
何时决定选购一部电脑为宜呢？如果使用电脑能让你省钱，那就使用。电脑可以作为你所需要的工具，用以完成过去要耗费几天时间的工作，并传递你赖以成功的讯息。
今学会找人
这种情况司空见惯，既浪费时间，又耽误效率。当你打长途电话时，对方不在，你电话费照付，对方却没有留给你任何答话。
解决方法：
一定要请对方的助理帮忙。如果对方不在，就向助理询问事情。如果助理不能解决，就将明确的讯息和你何时在的具体时间留下。还有个好办法，就是在对方能接电话的时间通电话。
因此，即使在电话中没有找到对方，你也要留下自己的姓名和电话号码。当对方返回他的办公室，你的名字就促使他想起你，从而增加给你回电话的机会。你或许正在与十个或二十个其他打电话的人竞争，所以，当你仅仅打了电话而没有留下你的姓名、电话号码及打电话的原因，你就会减少与对方联系上的机会。