减少准备工作的时间艺术
1.缩短检索时间是高效率的重要关键
一般人都觉得，到图书馆查资料或是平时的剪报这一类的工作，看起来很有学问，感觉上很不错的样子，然而在海子的工作中，这些收集资料的作业他从不经手。因为，他认为他的工作重要的是如何从收集到的资料中理出头绪，经过脑力激荡去解决问题。资料的收集与整理，应该委托时间成本较低的人去做才是。
我们称这资料的收集与整理的时间为“准备动作的时间”——原为电脑用语，指的是接近目标对象的时间。这样的解释似乎有点令人一头雾水，再打个比方吧，譬如听CD的时候，从拿CD，放CD，找到你所喜欢的歌曲，到歌曲开始播放出来为止，这个过程就是所谓的“准备动作的时间”。从事需要脑力激荡的工作时，减少准备动作的时间是提高工作效率的重要关键。因为，省掉这些准备动作的时间，能够使工作尽早进入情况，能够更有时间动脑，想出更细密正确的对策解决问题。
一般人认为，不仅是律师工作，凡是需要脑力激荡的工作，好像都纯粹是需要动脑筋而已，大概没有什么动手的作业。其实仔细想来，这是多少会被一些微不足道的小事占用时间的。就如同念英文的时候，动手翻字典查单字，这个翻阅动作就是access time。如果缩短这些查字典的时间，不就能写更多的翻译、作更丰富的英文作文了吗？因此，把字典置于伸手可得的地方，或者用一本语汇丰富而且查阅方便的字典，是相当重要的。为了提高工作或读书的效率，但愿各位都能把纯粹动脑筋的部分和单纯的手工作业部分彻底区分开来，养成工作系统化的习惯。
以下是一些成功的人从实际经验中得到的若干缩短准备动作的时间的心得。
2.书本一买来就把套子丢掉
现在有些家庭都有百科辞典，整整齐齐陈列于书架上煞是好看，但是，绝大部分都一尘不染，几乎从来未曾有人去翻阅过，如果卖给旧书商，恐怕还可以卖得颇高的价钱。像这样的藏书法，我们认为不能称之为“私藏”而该称之为“死藏”。不过话说回来，百科辞典变成装饰品，除了因为藏书人的不用功以外，字典本身查阅的不方便也是原因之一。
要从十来卷的百科辞典中查到自己所需要的部分，的确要花上一些时间。况且字典的重量不轻，光是捧着都相当费力了，更何况要花力气把它从书架上拿进拿出，所以，落得无人翻阅利用，也实在是情有可原。如果能有“一个项目一张卡片”式的百科辞典是最理想不过的了。但这纯粹只是个理想，因为从它所包含的情报量来看，是绝对无法采用这样的编印方式的。
所以，既然百科辞典查阅不方便是无法改变的事实，那么只好尽量，找出如何简化查阅过程、缩短查阅时间的方法了。有人费了不少心思找出下面的方法来，虽然不尽完美、但确也减少了许多的不方便。
首先，把书套丢掉，这样可以省去把书本从书套中取出来的动作。也许有人会担心没有书套容易弄脏书本，其实如果因为担心搞脏书本而不翻阅工具书的话，无疑是因噎废食了。
我认为不仅是辞典类，凡是要经常翻阅的参考书类，都应该以效率为优先考虑，把书套、书盒丢掉。
其次，辞典类书籍上架的时候，应把书背朝下放。取阅时，一从书架上取下来便可以立即打开，不需要再费劲地把书本翻转过来，如此又省了一项动作。但是把书背朝下放的话，就不晓得哪一本书是第几卷了，所以要在书腹的部分标上卷号。这样的话，即使在使用过后要放回书架，也方便许多。
再者，索引那一卷务必要放在最容易拿到的地方，因为查阅的时候一定是先找索引的。
如果能依上述的方法去做，相信他也会经常有效地使用百科辞典。
3.“色别法”也是缩短准备时间的有效方法之一。
活页式纸夹是一种十分便利的整理工具，海子从大学时代起就一直借助这项工具，他个人使用时更加上“色别法”，使它更能发挥效用。他事务所内的档案夹，都依照颜色分门别类处理，因为如果熟悉各颜色所分别代表的类别意义，那么即使站在大老远的地方，也可以一目了然迅速地找到所需的项目，即省许多找资料的时间。
色别法适用的范围相当广泛。办公室中，不仅档案夹，连电脑磁碟片也是用颜色来区别它的重要性。此外，读书时所画的傍线，也可以依颜色来区别它的重要性。画傍线时通常采用红、蓝、绿三种颜色，最醒目的红色是用来标明段落，重要的词汇或关键字用蓝色，而连接这些重要部分的文字，则以绿色表示，此外，解释定义的部分再用荧光笔标记出来，这是以视觉上最具安定感的绿色基调，以红色明显地标出重点的范围，一目了然。
经过这样处理的书，比起书店里的干干净净的书本，对书的所有者更具价值。只要一打开书业便能迅速地找到重点，节省许多准备动作的时间。最近某出版了不少标上各种颜色傍线的参考书，方便读者阅读。但有人认为，书本还是用自己的一套方法，亲自处理过，才能真正成为自己的东西。
4.在页端标上代表各种重要程度的记号，以方便下次的阅读
前面一再提到，认任何一本书都不需要从头到尾精读，只要将精髓部分彻底消化就可以了，其他不重要的部分略过也无所谓。我认为，当然可能的话，最好是每一本书都能够以条列重点的方式写成，方便读者阅读。
在收集资料时，如果是杂志上的资讯，可以直接将重要的部分剪下来存档。但如果是书本，可能就不方便任意的切割了，这种时候，不妨依其内容的重要程度，在该页的空白处标上〇、△、*等记号，下次阅读时就可以省下许多的时间。而标记最恰当的地方，就属左右两边页端了。因为标在页端的话，即使在快速翻阅的时候也不致于遗漏。
律师所使用的专门书，分量通常都很多，有些，甚至从头到尾看一遍要花上八、九个小时。像这种分量多得惊人的书籍，如果标有〇、△、*等记号，大概就能在一个小时之内看完。而如果再加上彩色傍线，大概能再节省三十分钟。花点小工夫就能节省日后的七、八个小时，对于时间成本昂贵的现代人而言是相当重要的。
5.时间阅读多本书的时候，可以书签的颜色来划分重点阅读书报时，如果能顺序地逐页阅读当然是最好不过的了，但是在繁忙的现代社会中，工作之余大概只可能剩下一些五分钟、十分钟不等的零星时间，绝少有机会能拥有一大段的空白，顺序逐页地读完完整的一本书。想念书就非得充分利用这些零星时间不可。所以，想看书的时候能随手有书可读，便成为零星阅读的先决条件了。如果想念书的时候还得花时间找书，把原本已经少得可以的读书时间，浪费在access time上，那么能吸收的东西就更少了。所以从现在开始，你就要养成同时阅读多本书的习惯，目的就是要充分活用零星时间以阅读更多的书。即如前面提到的海子从中学时代起，就非常珍惜每一分每一秒，古人视饭后碗中留饭粒为日常生活中最重要的规矩；他则视充分有效利用每一秒钟的零星时间为做人的美德。因此，就像前面提过的，他将起居室、卧房、厕所以及上下班的交通工具，都一一书房化。为的是让自己随时随地只要有空就可以看书。
如果你经常同时阅读多本书，所以书笺就应当成为你读书时的重要用具之一。书笺可以有三种颜色，茶色代表需要多次参照的地方；黑色代表重要的部分：红色代表读至中途，这个方法在节省准备时间上相当有效，因为它能帮助你迅速地进人情况。所以，哪怕只有一分钟的时间，也能够有效地投入阅读中。
6.把目录的前几页，或索引的后几页作上记号
为了方便检索，可以把每一本书目次前或索引后的那几页，都做上记号。所谓做记号，其实就是剪个可以达到识别效果的小凹痕。因为如果把这些有疑检索，又没什么重要性的部分全部去掉，恐怕会影响到整本书的装订。所以，为了方便检索，又为了顾全整本书的完整，便采用了这个作上凹痕记号的方法。
一般书本的索引都是依据拼音顺序排列的，有时候一个词汇就得找上老半天。所以，摒弃以“行”为划分单位的方法，把它细分成以“音”为单位，在索引部分的页端上，记下该页所有的音。这么简单的工作大概只需十分钟就可以完成了，而短短的十分钟却可以在日后省下好几个小时，绝对划算。
至于目录的部分也是相当重要的。许多人都忽略目录的重要性，其实目次就是一本书的缩影，有些书甚至只要看过目录就可以过去了。所以，我们通常都可以把目次的部分复印下来贴在书皮上，这样，即使不打开书本也能一目了然书中的内容。万一目次的部分有好几页的话，可以缩小复印，或是截取重要的部分即可。
以上都是一些成功人土的心得。读者也许可以加以改变或改良，做出属于自己的一套方法。书本必须真正处理成自己的东西，才能确实缩短准备动作的时间。
避免开会时间的浪费
1.开会前预先列出问题及其解决方案各三项
尽管大家都知道，开会多的单位往往工作效率并不高，但许多单位开会时间冗长得令人不敢恭维的情形，却是有目共睹的。这样也不是，那样也不是，有的尽些是与问题毫不相干的废话，讨论了半天也没个结果出来，气煞人也。由于与会人员在开会的那一段时间内都被会议束缚，什么事也不能做，所以如果以时间成本来考虑，实在是相当可惜的。老是开这种冗长会议，就等于是无止尽地浪费时间成本，其结果一定会造成公司金库的日益虚空。
通常这种无效率的会议，都是因为没有明确开会时限的缘故，也因此一定会有迟到或中途才进来的与会人员。由于不确知会议要开到什么时候，所以大家便毫无压力散漫地讨论。
而且，会议主题不明确，只有题目没有讨论的方案，以致抓不住问题核心，讨论不出有效的结果来。
这里要提出来的是开会前的准备工作。例如，开会前应简单地条列出问题，并且针对每项问题分别做出至少三项的解决方法，以最精简的方式做出一份报告，于开会时分发给每一位与会人员。这样的会议一定能有效率地进行。
换句话说，提案者提出一些问题，而且针对问题拟定了苦干方案，由于个人能力有限，所以想请教于各位与会者，希望共同讨论、决定出一个可行的方法来，以这样一个有所本的方式进行开会讨论。
这种方式的会议。大概都能在一个小时内结束，节省下来的两、三小时，可以连用到更重要的工作上去。当然，主持会议的人前前后后一样要花两、三个小时，但那至少只有他个人的时间花费，不会掠夺其他与会人员的时间，所以，就公司整体而言，时间成本是大幅节省了。也就是说，会议一开始，所有的与会人员便能立即切人问题的核心讨论。当然啦，这必须是在提案者本身已确实把握住问题点，并且做出具体的方案的大前提下才能如此顺利进行。
2.即席站立讨论，可以省下许多时间
一些重要的事项经常站在走廊上三言两语就解决了。这些重要事项，如果是在单位的话，大概得上至上司、关系人，下至该事项的负责人，上上下下集合好几个开会，而在开会时却又尽是负责人与上司之间的对话，造成全员时间上的浪费。但是，在现代追求高效率的单位则会是别一种景象。
好比说，今天某企业档案的经济费不敷使用，而负责人碰巧在走廊上遇见了握有处理该事项权限的上司，他使当场提出：“关于……关系，事业的经费不敷使用，恐怕得再增多少数目不可……。”而这位上司也同样简单明了地说：
“好、那么追加经费！或是“不行哦，现在没为法追加经费了。你就在当初的预算范围内考虑解决的方案吧！”
是或否，一下子就有了答案，其处理事情之明快确实令人大开眼界。
其实会议不见得一定得许多人坐下来讨论不可。与上司在走廊上简单地做出结论，不也是一种会议形态吗？有时候何不尝试这种站立的即席开会。它之所以迅速，是因为双方都是临 时站定，所以一定会产生赶快解决问题的心理，也因此能更集中精神讨论出结果来。这种会议形态，在重视总体意见的企业界，恐怕不太容易被采用，不过近年来逐渐有被接受的倾向。有人认为，即席站立式的开会，能使头脑的运转更灵活、柔软，在提高效率的前提下是很值得采用的。
效率倍增的电话使用方法
1.电话应对术
一般的事务所里电话相当多。好的一面是，它代表了业务繁盛，坏的一面是，常常要为客户电话打不进来而伤脑筋。虽然，只要秘书一句“抱歉，负责人正在讲电话”就可以处理了，但万一对方有要事联络时候就伤脑筋了。而且，如果对方是重要客户的话，也得赶快挂掉手边的电话，拨过去问个明白。
如果对方是在公司或家里打的电话，那还无所谓，立即拨过去即可。万一是公共电话亭打的话，一错过，可就无法补救了。思前想后，“到底什么事呢？会不会有什么急事啊？”恐怕一整天就要为那一通错过电话心神不宁，工作大受影响。
当然，有过几次这种经验以后，有的人便开始以不错过任何电话为原则，并交待秘书，如果他讲电话的时候又有电话找他，务必请对方稍候，再以暗号通知他，并且等他的回复。
他们之间的暗号是这样的，当秘书递给他传言便条的时候，如果他在便条上写“W”（wait的略写）的话，就是“请他等一下，我马上好”的意思。如果是“T（telephone的略写）7”，就是“7分钟以后我会回他电话”：而“A（again的略写）5”则代表“请他5分钟以后再打过来”。当然，一些推销员之类的电话，直接由秘书处理掉就可以了，不需要他接听。
有时候与一些喜欢聊天的客户通电话，讲完了正事以后就是无关紧要的话家常，而如果此时别的客户有要事联络，因为秘书的一句“讲话中”，就把电话回绝了，那么这可真是“因小失大”了。如果采用上述打暗号的方法，这些困扰就可以完全避免了，即不必担心错过任何电话，也可以安心地与客户话家常，搞好人际关系。
2.不要只是“张先生来电”，“△△公司的张先生来电”不是很清楚吗？
打电话的时候，最不愿意在电话接通以后，只听到对方一声“喂！”，公司的名称连报都不报一下。就算是直拨的电话，也应该说“厶厶公司经理部”或是“△△公司公关部”等等，让对方确定自己没有打错电话，如果打错了也趁早发觉，避免时间的浪费。
同样的道理，负责传达的人如果只说“张先生打来的电话”，一样是效率不彰。以有的资料显示，联络簿上姓“王”的人不下五十名，光是“王先生”谁知道是哪一位？所以，不要忽略添上公司名称，“△△公司的张先生”不是一清二楚，方便多了吗？
像这样的电话应对，应该在新进员工的训练课程中详细提醒才是。总之，在单位里可以把各种对象的电话应对方法编印成册，让新进员工一开始就知道如何应付，而不必等到出了问题才一一解决、教导。这本电话应对手册中有应付各种电话的方法，以最令人头痛的推销员电话为例，当对方一开始：“恭喜您在十万人中幸运中选，我们很高兴为您推荐一项优秀的产品……”，在确定这是浪费别人宝贵时间的推销电话以后，你便可以单刀直人地说：“总而言之，就是推销嘛！”不论是多么令牙利齿的推销员这种时候都只能回答：“是的是的。”然后，你便可以立即补上：“不用了，谢谢”马上把电话结束，避免浪费时间。
另外这样的手册中，对于对方打错电话的情形也应有详细的应对说明。许多人在知道是打错的电话以后，都会不高兴地，说上一声：“你打错了。”就碰地挂掉电话。但是这样的应对法，对方很有可能重蹈覆辙再打过来，徒增自己的麻烦而已。所以对于这种错误的电话，务必问清楚：“请问你打几号？”如果对方回答的号码不对，应该告诉他：“我们这里是几号”。如果对方回答的号吗，确实与自己的电话号码相同的话，就应该清楚地告知：“这里的确是几号没有错，但我们这里是什么什么地方。”以防止对方不明就里地重蹈覆辙；其实这些都只是稍稍费心的小方法而已，但这些小技巧却能减少被电话占用的时间。
乱中有序为最佳
1.实质重于形式，一切以方便作用为原则
有些人的书房，尤其是书桌上，经常是乱得不忍卒睹。一张张便条纸、一本本摊开的书、堆积的文件、凌乱的文具，简直像垃圾堆一样。不管别人多么不以为然，对他而言，往往那便是使用起来最顺手的状态，也就是最“秩序井然”的状态。
有些人认为读书的地方应该整齐清洁，有些人则认为何妨不拘小节。不论如何，以使用效率而言，我们认为没有意义的整理只有百害而无一利。不管别人看起来多乱，只要你自己用起来方便、顺手就可以了。书桌上的摆设，好不好看并不重要，使用效率高不高才是重点。
好比说书架上摆满了陈列得整齐美观的书籍，但仔细一看，里面不仅种类杂陈而主题纷杂，只具有视觉上的美感而毫无实用性可言。有些人喜欢拿书来装饰客厅，姑且不论它的好坏，但如果书本确实是以供人阅读为目的被使用的话，那么它所呈现出来的，应该是个杂然的混乱状态，而不是一尘不染的美观面貌才对吧。
同样大小的书本秩序井然也排列在一起，只能用金玉其外来形容。而那些尽管大小不一，看来杂乱无章，却随时可以准确地抽出所需书本的摆置，才是真有实用价值的。
与书架的道理相同，书桌的面应该也是要以实用性为前提来考虑才是。
必用的东西伸手可得，需要的文具，准确地知道放在何处。至于那些需要查阅的书本，为了节省时间与体力上的浪费，就让它摊开在桌上又何妨。如果桌上凌乱得阻碍了工作的进行，再尽速整理一下就可以了。总之，美不美观不是问题，不方便使用才是重点。
但是，有些人仍然没有办法接受这样的观念。一位学生朋友曾经如此地抱怨，他说，尽管他百般央求母亲不要整理他的房间，但有洁癖的母亲却从来不依他。每当她看不过去的时候，便会动手把他的房间整理干干净净。但是，房间虽然是看起来整齐了，却陌生得令他不知如何是好。因为，即使只是一本经常翻阅的字典变更位置，也会造成阅读的中断，效率的滑落。所以，与其看起来整齐美观，不如保持自己所熟悉的“秩序”。
2.常用的东西最好都置于书桌的左侧
一般书桌上的秩序，是依下列这些原则构成的。首先第一个大前提是，书桌愈大愈好。
虽然小书桌看起来玲珑可爱，但因为放不了几件东西，所以做不了什么事。其次是电话放在左侧桌面，因为，左手拿话筒右手还可以写字。而经常要使用的文具置于左侧抽屉，也是基于相同的理由。
此外，一个可以把已批阅和未批阅文件，备忘录，邮件……等东西区分收藏的多段式文件盘，是绝对不可少的。此外，便条纸一定要摆在桌上，因为，如果手边没有笔和便条纸的话，电话的处理就会慢上好几拍了。
以上是安排桌面的几个原则，只要把握这些原则，方便自己做事，管他别人看得顺不顺眼、皱眉或摇头呢？
调整工作环境
1.太暗或太亮都会影响工作效率
照明设备会直接影响工作效率。尽管脑筋再清晰，眼晴疲劳的话，效率也会减半的，所以，从某种意义上来说，你对于工作场所的照明设备，应当不吝啬也不怕麻烦。出差投宿旅馆，你可以自行携带可伸缩的折叠式台灯来改善照明，因为旅馆或大饭店中的照明设备，设计时都是为阅读报纸或杂志设想。如果要长时间处理文件或读书，这样的光线是绝对太暗的，所以你应学会自备台灯。有了自备台灯即使是在旅馆的陌生房间内，也能和在自家的书房或办公室一样地集中精神做事。
其实不只是照明设备，目光所及的各种东西，都会直接或间接地影响到工作效率。就像前面提过的，为了替自己打气有人制作了工作进度表，而在标明进度时，一定都以朱红表示。
虽然不是斗牛，但不可否认的是见到红色战斗力便油然而生。所以，画进度表也罢，读书时圈划重点或段落也罢，一般都应当采用可以感受到活力的红色或橘红色。
但是，工作地点的墙壁却不宜漆太刺激的颜色，当然，太晦暗也是不好的。最好是具有安定情绪的色调为最适宜。有些人认为，适合精神劳动的环境应以淡青色或淡蓝色的寒色系为佳。而白苍苍的墙壁也容易让人联想到医院，病倦倦的，所以，很多人偏好柔软又具亲和力的肤色系统，似乎以它最能感受到安定的感觉。
当然我们并不是色彩学专家，无法做详细的说明，但墙壁的颜色确实会影响一个人的情绪。每天面对脏而旧的墙壁，日子一久，人都会变得贫弱无趣。所以，除了色调本身以外，干净与否也是很重要的。
假设由于藏书太多，书橱好几个，所以你的书房几乎看不见墙壁。因此，精心安排的肤色墙壁就发挥不了作用了。不过，你把重点转移到窗帘上。柔和的肤色窗帘一样具有安定的心情的效果。总之，为了提升工作效率，注意工作环境的安排是绝对有必要的。
2.工作性质与工作场所的配合
讲到工作与场所的关系时，必须考虑到配合的问题，因为工作内容的变更，场所也需要变动。比方说必须参照许多参考书籍的工作，就非得在参考书籍随手可得的地方不可。如果缺乏所需要的书本，不管你花多少时间，效率也是不高的。这个道理人人都懂，但是许多人却放着显而易懂的道理不顾，尽是无效率地工作。
不少作家喜欢将自己关在饭店或旅馆内写作，另外一些也经常选择在饭店里工作。不同的是，前者是故意将自己关到旅馆中，而后者则是因为出差，不得不如此。但是，在旅馆内做事确实有它的好处，平时在办公室里，一会儿部属、一会儿秘书、一个儿又是客户的电话，工作常常会被打断。在家里的话，几时吃饭、几时洗澡、几时上床，有它一定的生活步调。就算自己全然无视，也多少会受同一屋檐下其他人的影响，容易分心。所以，如果把必要的资料带齐了到旅馆内工作，由于不受干扰，工作便能做得多而且快。
尽管旅馆内工作效率高，但并非所有的工作都能在旅馆内圆满进行，毕竟我们不能把单位或书房里的各种参考书及资料，全数搬进旅馆。你可别只想到在旅馆内不受干扰，工作效率高，便以为什么工作都可以带到旅馆去做。
反过来，如果有机会必须投宿旅馆，一定要事先考虑能做哪些工作，需要带哪些资料。
从一般经验来说，一旦知道出差时要投宿旅馆，一定事先备妥能当场进行的工作资料。有了基本的资料、必备的参考书，才能达到满意的工作效率。
3.上下班的公共汽车上也是不易受打扰的工作场所有些人在朝九晚五的上班生活中，大部分的通车时间都用来学习外文。早上时间一到，定时器就会启动收音机，把他叫醒。每天早上，海子就是在英语的广播教学声中起床，然后带着随身听出门，有关活用通勤时间的方法已在前面说明过，在此省略。
也许，你会认为在摇摇晃晃的公共汽车中，充其量只能做些听力的训练或是构思而已，其实车上也是很适合写稿的。如果你愿意尝试的话，将可以发现，克服在车上写字时的物理性障碍，并不如想像中的困难。甚至会觉得，比起在图书馆里小心翼翼深怕打扰他人的情形，在公共汽车上写字是要开放、自由得多，令人忽略了它的不方便。而且电车里也没有如办公室中被杂事中断的情形，所以一些在办公室里无法定下心来写的东西，你可以在乘车的时候完成。
善借他人之力
1.贺年卡上宣言自己的计划或抱负、颇具推动力人的潜力，常常是超乎个人想像的范围。某大学橄榄球场的教练在接受杂志的访问时说：“平常的练习中，再怎么累得东倒西歪的选手，也不过只尽了七成的气力而已，剩余的三成，得在真正有状态的时候，才会被激发出来。”换句话说，人都是在紧急的时候，才会尽全力的。
不仅是运动，读书或工作亦是如此。不论是抱着多么肯定的背水一战的决心，只要确定自己仍然处于安全地带，任何人都不会真正地使上百分之百的气力，顶多达到百分之七十罢了。那么，不要说百分之百，百分之八十，不，百分之七十五也可以，难道没有办法可以让自己更加投人吗？这里倒是有一个可以将自己置身于背水一战的压力中，激发自己潜能的方法。
那就是在贺年卡或问候卡等等的信件中写上自己的目标及抱负，告知诸位亲朋好友，让他们知道“我打算今年向律师资格考试挑战”、“我决心在今年内学好英语”等等。说实在的，这需要相当大的勇气才行，但却可以从中得到紧张的快感。许多人会拍着你的肩膀说：
“加油啊，看你的。”无形中给自己更多的压力，逼得自己非用功不可。
“少说多做”向来是中国人的美德。的确，胸有成竹地默默做事，等事成之日再公开宣布成绩的做法确实是比较保险。但在这保守的做法当中，却隐藏着“没做成的话，就假装什么都没做就好了”的软弱。而且，不动声色达成目标，不就意味着当事人来就有足够的能力完成这件事，因而使别人忽略了他的努力了吗？
所以，你可以采用“先说再做”的方法砥砺自己。因为一旦放出风声以后，半途而废或无法成功都将有失颜面，所以即使其中有再大的阻碍，也一定会设法突破，达成目标的。这种方法，不仅可以借他人之力督促自己，而且因为周遭的人知道了你的目标，所以他们有时候也能够提供宝贵的意见，或适当的忠告，帮助你更容易接近目标。
任何工作，最怕的是自己没有完成它的决心。所以，善用周围的人给你的压力，应该是很好的激将法。
2.午餐是做好情报网的最佳机会。
上班族的午餐，大多是公司同事三五成群地结伴而行。在公司密集的商业地带，午餐时间常见某位上司身后跟着一个又一个的部属，浩浩荡荡游街似地走着。这是商业社会中，独特的，一套做好公司内“人和”工作的仪式，我们倒不能否认它的价值。但如果把目光放远来看，光是积极地做好公司内小范围的人际关系是不够的。“饿”，不只是饥腹的一种感觉的要求，精神层面的饥渴也同样需要填充。一成不变限定于只与同事或上司间联络感情，在精神层面上是绝无法满足的。而且，除非做好广大层面的人际关系，你没有办法得到更多的资讯或情报。
你应该很重视利用午餐时间编织情报网的工作。海子有不少服务于各大企业、政府机关的大学同学。常常一想到就打电话轮流邀约他们：“怎么样，下个礼拜咱们一起吃个午餐如何？”借此联络感情并且培养情报网。
当海子服务于霞关会计事务所的时候，由于霞关一带公务机构特多，许多大学时代的朋友几乎都集中在那附近上班，所以每天中午他能和多位友人共进午餐。在与这么多不同工作岗位上的朋友接触当中，常常能得到许多的情报及知识，相当新鲜。此后，我他养成经常与朋友共进午餐的习惯。
有时与一年才碰一次面的朋友聊起来更是起劲，由于话题丰富，所以常常能因此引发许多的灵感，彼此找到解决难题的线索，如此，更加强也更扩大了情报网。想和这样的朋友约会，非得利用午餐时间不可，因为一聊起来一定会相当久，而且彼此的工作时间又不太容易配合，所以，只有利用午餐是最恰当的了。反正一样得进午餐，而且又是与大学时代的老朋友见面，所以通常朋友都会答应他的激约。如果彼此都能稍微提早一点离开工作场所，而且在地点的选定上稍微花一点工夫安排的话，这样的午餐一个小时是绝对够用的。
这种午餐习惯，使得他的情报网得以经常保持高感度及张力。所以，午餐时间便成了他收集情报、联络感情的黄金时段。
善用他人的时间
1.“喂尸不是请求帮忙的适当语气
曾经有某公司的主管级人员抱怨：“真是‘唯女子与小人难养也’啊。公司的女职员实在难应付。对她大声，眼泪就掉下来了；对她客气，她尾巴翘得顶天高。太情绪化了，真是伤脑筋！”女孩子的确有这些缺点，但是如果有人因此而歧视女职员，搞得被全公司的女职员嫌的话，相信此人大概也晋升无路吧。据说，公司的人事考核课还是很在乎女性职员的反应与评价的。其实，任何的工作场合都应该以“人和”为最重要，人际关系恶劣的话，工作效率一定不会高的，必须是每一个小齿轮都润滑，才能顺利地转动巨轮。
那么，如何才能使女性员工情绪稳定而有效率地工作呢？我虽然无法提出卓越的见解，但却有若干具体建议。首先，用人的一方应该要理解她们的感受，女性员工一般都不会有太高的职位，但也因此更需要尊重他们的自尊心。
人是很容易受伤的，尤其是敏感的女孩子，因着上司或前辈一句无心的话就严重受伤的大有人在。众目睽睽之下被叫一声：“××，倒茶！”
在她听起来可能就等于是“你呀，就是来倒茶水的啦。”一下子火气就上来了。
一旦把女职员惹火了，明里暗里都不好办事，连请她冲杯咖啡，她也会一口回绝：“对不起，我没空，”虽然她一点儿也不忙。更甭提她会顾意帮你做事了。
所以，一点点小地方的疏忽，可能就会造成日后无法弥补的鸿沟。
此外，现代社会男女间的差距逐渐缩小，在工资方面，男女几乎没有什么差别了。但如果领的明明是与男性一样多的薪水，所做的却只是些“喂！倒茶！”的工作，不仅她本人心理不平衡，对公司而言，也是财力、人力上的双重浪费。据说，有些公司的女性员工甚至没有自己的办公桌，让人不能不相信，这种情形下的女性员工所做的事情应该也确实是一些可有可无的临时工作罢。
有人把公司里的女性职员比喻为象棋中的“卒”，确实贴切。“卒”每次只能前进一步，但却是极重要的棋子。而且一旦突进敌阵的话，还能摇身变为“金将”。所以，据说在职业棋士的对局中，有关“步”的走数，占了总走数的百分之三十至四十。可见“卒”的走法可以说是胜负的关键，有效地利用女性职员的“卒”，定能提升工作的效率。所以，让她们情绪愉快地工作一种非常有效的方法。
2.除了指示，还要告诉他目的
进行一件工作，最重要的是知道该作业在全体中占有什么样的地位，扮演什么样的角色。如果不知道它的意义，负责该业务的人势必工作意愿不高，而且，发生问题的时候，也不知如何考虑对策，做适切的处理。所以，千万记得，在指派手下进行作业时，务必要告诉他工作的目的。
比方说你想订京广线的车票，告诉部属“帮我买×月×日×点的车票”是不行的，应该告诉他：“我在×月×日×时要抵达广州的法院，请帮我买京广线的车票。”
前者，如果该班次客满的话，一句“票已经卖光了”。作业便中断了，而后者，则可能是“该班次客满了，但是两个小时后还有一班车可搭，”或是“新干的票买不到，搭飞机好吗？”作业仍然可以继续进行。虽然，太抽象的指示会造成办事人员的困扰，指示应该愈明确且愈具体愈好。但是，太直接的指示法，有时候反而会让为事人员失去应变的能力。
3.建立良好的人际关系
要发展事业，人际关系不容忽视。尽心安排的话，人际关系便能由点至面，进而发展成巨树。有了巨树，我们才能在巨树的大荫下休息，坐享利益。社会地位愈高的人，在拓展事业的时候，人际关系愈是重要，但是总不能因此就拿着介绍信要去拜会重要人物，就算登门造访，人家也未必有时间见你，因为执各界牛耳的人物们，通常都排有紧凑的日程表，即使见面，大概顶多也不过五分钟、十分钟的简短晤谈，无法深入的。所以，制造与这些人物深入交谈的机会，非得另觅办法不可。
4.把属下的错误收集成册
想要有效地运用下属，就必须先弥补他们能力上的不足。处于一司的地位，与其花时间责骂属下的错误，倒不如把时间拿来指导他如何有效率地工作。人都有失败的时候，失败并不可耻，重要的是记取教训，不要重蹈覆辙。我们不主张一个个地指导新员工工作上的技巧，因为一旦人事有了变动又得从头教起，时间上相当不经济。对单位整体而言也缺乏制度、不正轨道。所以为了节省时间，让任何一个新接某项职务的人能立即进入状况，而且不再重蹈前人的错误，就有必要把以前曾经犯的错误及工作的要领收集起来。
你可以印制各式各样的小手册，这些手册都可以用来记载以往工作经验的宝贵财富。有了这些经验手册，就可以让下属们在最短的时间内进入情况，迅速有效地着手工作。所以，一旦人有事变动或增加新的员工，这些人首先要做的工作就是阅读这种经验手册。
然而，手册也不是刚一开始就臻完善的，日新月异的社会中，工作经验应该也要时时翻新才是。身为一名上司，要在属下犯错、失败的时候，有足够的气度认为这是补充经验的最佳资料，而以鼓励代替责骂。
让工作经验随着辞职的人带离公司，是公司的一种损失。因为任何的工作经验，都是公司贵重的财产。所以，经验手册就相当于是财产的目录表了。