信息化的迅速发展正强烈地影响着各行各业的发展，展览会现场的信息化管理能够充分体现从事展览管理企业的管理水平的规范化和时代化。成功的展览会是一次行业与行业之间或行业内部最为广泛的聚会，全面准确的信息资源可以记录当前行业最为真实的需求，同时也预示着行业未来几年的发展方向。信息的索取与管理是参与展会的行业人士所关注的问题，同时，作为展览会的组织者，如何使您的展会专业化程度更高，准确切中展商和观众的参展心理，做最好的展会服务，使您的展会具有源源不断的生命力，信息的应用价值是十分宝贵的。展览会活动现场是整个展会活动中信息量最丰富的场所，也是信息获取最及时的场所，充分认识展览现场信息的价值，并研究分析目前采集、管理、分析这些信息的有效手段，是有关展览活动信息化管理的主要问题。
4.1.1 会展现场信息管理的意义
展览馆、主办商、服务商、参展商、专业观众构成了展览业的价值链。可见，在展览会上，所有的服务最终都要作用于此价值链的顶端，即专业观众和参展商，在这里我们把他们称为价值实现的一方，他们是展览利润的来源，因此做好他们之间的信息沟通，以及如何更好地与他们取得信息沟通，就显得尤为重要。而在展览活动的整个过程中，展览会活动现场的信息量最为丰富和准确，如何认识现场信息的价值并对这些信息进行有效的收集与管理，成为展览服务商、主办方和展馆服务方主要关心的问题，我们在这里把他们称为价值创造的一方。
集观众和参展商的信息的益处主要体现在以下几个方面：
（1）建立完整准确的展览会观众信息库。通过对收集的观众基本信息、调查问题的答案、观众参加研讨会的信息、观众访问展商的信息等进行分析，能较好地了解观众的层次、行业细分、观众的采购信息等。
（2）通过收集和整理参展商的参展资料、公司介绍、联络信息等，形成行业资料库，提供按类别、产品名称、地理位置、公司名称等多种方式查询的手段，为观众提供寻找合适产品的最佳途径。
（3）通过为参展商提供有用的观众信息，提升展览会的价值，加强参展商对展览会的依赖程度。
（4）通过对展览会调查问卷的统计分析，能得到所属行业的大有价值的分析报告，也能为下届展览会的组织提供有益依据，如观众得知展览会的途径等。
（5）利用高科技手段提供先进的服务，如通过给每个观众发放ID卡，提升展览会的层次；通过展台信息采集系统，避免观众重复交换名片和填表；通过触摸屏系统，为观众提供现场信息查询工具。
（6）完备的专业观众信息库为下届展览会观众邀请提供数据库支持和快捷简便的联络工具。
（7）通过周期展的不断积累，能得到越来越丰富和有价值的信息库，为建立行业信息中心提供数据库支持。
（8）通过对展览会现场的行为进行分析，为观众和参展商提供寻找对方的有效工具，提升展览会价值和信息中心的价值。
2）现场信息用于价值创造方的益处
主办方、各类展览服务商和展馆提供方是展会活动价值的创造一方，他们希望从展会活动中创造和获取价值和利益。活动现场信息的利益价值作用在价值创造方主要表现在以下几个方面：
（1）收集与管理观众信息，增加现有参展商的满意度，挖掘潜在的参展商。
通过观众信息库的积累，可以邀请更多的专业观众参展。参展商都希望能够在展览会上见到更多的专业买家（观众），那么如何才能邀请到更多的专业观众，便成为展会组织者最应关心的问题之一，通过周期展对专业买家的信息进行积累，是解决这个问题的有效方法之一。我们发现，在展览会期间，部分专业公司用于参观的费用已经远远超出了展览会的展位价格，此类公司为展览组织者应关注的潜在参展商。
（2）收集与管理参展商信息，建立行业信息库，提供行业信息服务，打造品牌展会项目。
（3）充分利用有效信息，提供数据分析统计服务。依据现场所得信息得到的各种分析报表都是决策分析的重要依据。
（4）开发商务配套服务，在酒店预订、票务、餐饮、商业、旅游等方面，为专业观众和参展商制定个性化的商务接待服务，与各类展会服务提供商共享资源，带动周边经济的发展，凸现展会价值。
3）会展活动现场的信息化管理还可提高服务效率与质量
（1）可以规范接待人员的行为。接待人员的随意性对接待工作会产生负面影响，管理人员通过管理制度减轻这方面的影响，而信息化工具的应用实际是一种管理手段，能帮助规范他们的操作过程。举例来说，一套信息程序要求操作人员必须先完成操作A，才能完成操作B，否则就会出错。
（2）利用计算机高速处理现场获取的信息。通过计算机系统，我们对现场信息的处理和人工处理相比，其速度将有质的飞越。
（3）利用门禁系统控制与判别观众信息，如利用现场的信息化门禁系统，我们能够通过读取观众的身份信息，判断这个观众是否有进门权限、是否重复进馆等，这些是常规的手段无法实现的。
（4）现场的高科技手段的服务，提高观众与参展商的满意度。现场大量的信息化设备的使用，能提升观众的心理感觉，使他们认为这个展会注重服务、档次高。
4）展会现场的信息化管理可以促进资源共享和信息交流
一般展览会（会议）对观众信息采集简单而重复，多为收集名片、填写表格、人工录入，数据利用率低，这样导致的后果是对观众信息的采集准确率（质量）没有保证；主办方没有积累的信息数据库，即用即毁（业务员随之流动），资源不能积累。在这种管理模式下，主办方与参展商收集现场信息各自为政，导致参展商不能及时地得到客户分析报告，可能会延误商机；同时可以看出，主办方没有积累资源，会后的服务质量难以得到保证。
展览会（会议）管理信息系统作为一项越来越必不可少的服务项目，具有越来越重要的意义。用专业的手段完成信息的收集与分析，可以提高工作效率，恰当地分配信息资源给买卖双方。
4.1.2 会展现场信息管理的对象
1）观众信息
我们可以把观众信息分为观众基本信息、观众需求信息和观众行为信息三大类。
①观众基本信息。这是以观众的名片信息为主的信息，主要是观众的姓名、所在单位、所在部门、职务和通过邮寄、打电话、发传真、发E-mail、打手机等五种方式能联系到该观众的必要数据。
②观众需求信息。观众在入口填写的调查表大致反映了观众的需求信息。观众的需求信息能清楚定义每个观众的参观目的和个人需求，因此，能从此角度去查找有价值的观众，如我们希望得到“下次意向参展”的观众名单，就可以在调查表查询中查找回答了这个问题的观众。
③观众行为信息。观众在展览会上进出各个场馆、参加研讨会、访问各个展台留下的数据是观众的行为信息。通过这些数据，能得到有用的结果，如展会第一天上午来的人有哪些，参加了某个会议的观众有哪些，哪些观众在不同的时间单位内多次来参观，参观了某个分场馆或展台的观众是谁，展览会的观众滞留率等。
2）参展商信息
参展商信息包括公司基本信息、行业相关信息、部门信息、联系信息、展品信息、行业获奖和认证情况、参展历史行为。对于专业的展览组织者和展会服务提供商来说，这些信息都是非常宝贵的资源，而参展商的参展情况和参展史、新产品推出周期是展览未来招展的重要数据基础。有效地收集和管理参展商信息，建立行业数据库，提供以名称、类别、展品、展商、展位等为入口的查询系统，能够方便观众查找参展商以及感兴趣的产品，提供更全面的采购和销售渠道信息。做好参展商的服务，能够提升展会的信用度，为打造品牌项目打好基础。